Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Essa é uma revisão anterior do documento!

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RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO

Gerência de Desenvolvimento – DETIC

Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP

Cliente:Pablo

Product Owner: Victor Azevedo

Time responsável: AMAZONAS

Última Atualização: 03/02/2020 1.0

INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Suprimentos, Logísticas e Gastos Públicos Essenciais - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.
O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:

Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT.

Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.

Diagrama de Escopo: Foi realizado entrevista semi-estruturada colaborativa para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visões do processo de negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações.

DIAGRAMA DE ESCOPO

O Diagrama de Escopo é o artefato que resume o Diagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visão geral do processo, a partir da identificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo e definição do escopo da análise, a partir do diagrama foi possível identificar pontos problemáticos, necessitando análises de carácter mais avançado posteriormente.7

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Problemas e Oportunidades

Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas. Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.

Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários.

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Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de 1200 faturas por mês. Segue demonstrativo:

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Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores demandas em janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres.

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Na apresentação do gráfico 2 - em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas.

Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas

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Foram extraídos dados do portal da transparência, mas em confronto com relatórios emitidos do FROTA foi constatado inconformidade no portal da transparência, em relação ao total de autorização.

Problema:

Estrutura organizacional desatualizada

Retrabalho devido a dificuldades com o sistema frota

Falta de planejamento e auditoria nos processos autorizados

Conclusão

Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela Sugesp.