Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
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RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO
Secretaria: Secretaria de Estado de Desenvolvimento Ambiental - SEDAM
Cliente: Marcia Nunes Alves
Product Owner: David Lucas da Silva Ferreira
Time Responsável: Darks Souls
Última Atualização: 09/12/2019
Versão: 1.0
INTRODUÇÃO
O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela SEDAM. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de so ftware, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.
As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso de Gestão do Licenciamento Ambiental da SEDAM/RO, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.
O Diagnóstico Situacional foi formulado a partir dos seguintes elementos:
- Entrevistas com gestores e técnicos de áreas específicas: Foram realizadas entrevistas com os gestores responsáveis taticamente pela COLMAN e COREH , bem como os servidores que operam o processo no dia a dia.
- Análise secundária de documentos: Foram consultados diversos documentos tanto internos quanto externos à SEDAM/RO. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.
- Diagrama de Escopo: Foi realizado workshop colaborativo para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visões do processo de negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações.
DIAGRAMA DE ESCOPO
O Diagrama de Escopo é o artefato que resume o Diagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visão geral do processo, a partir da identificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo, definição do escopo da análise, da configuração do processo e da elaboração do Macro Fluxo da situação atual, a partir do diagrama foi possível identificar pontos problemáticos, necessitando análises de carácter mais avançado posteriormente.
PROBLEMAS E OPORTUNIDADES
| Problema | Descrição do Problema | Soluções | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Grande volume de documentos por processos. | O grande volume de documentos por processos, oneram a capacidade produtiva da SEDAM e dificultam a distribuição dos processos. | 1. Suprimir Check-Lists considerando apenas itens necessários a serem apresentados pela pessoa física ou jurídica; 2. Criar uma instância de análise documental dos processos protocolados, análise não precisa ser por técnicos, aproveitando assim os mesmos para atividades que agregam valor a SEDAM | | Dificuldade na análise do relatório de vistoria. | Falta de informações, documentos e fotos no relatório de vistoria, dificultam a análise para emissão do parecer técnico. | 1. Estruturar checklist padrão de vistoria, e anexos necessários para sustentar a vistoria realizada; 2. Realizar treinamentos e Workshops com os envolvidos no processo. | | Estoque dos Processos | Todos os arquivos físicos estão alocados na antiga SEDAM, dificultando a consulta de informações. | 1. Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações. |
| Não há indicadores definidos no processo. | Não há indicadores para mensurarem o desempenho da COLMAN e COREH considerando celeridade e produtividade, dificultando definição de metas já que não existe um referencial. | 1. Criar indicadores para definição de metas factíveis e coerentes com a atividade desempenhada pela COLMAN e COREH. | ||||||
| Falta de alinhamento na decisão do parecer técnico. | Notou-se que a análise dos relatórios das vistorias, são feitas de forma diferente entre técnicos. | 1. Necessário alinhamento entre os técnicos, por meio de Workshops e desenvolvendo uma base de jurisprudência como forma de disseminar o entendimento de decisões; 2. Estruturar checklist de análise do relatório. | | *TODOS. | Tempo excessivo gasto com atividades manuais e relacionadas à tramitação dos processos físicos. |
* A implementação do Sistema impactaria transversalmente a SEDAM, uma vez que todos os processos mapeados são altamente manuais e pouco padronizados. CONCLUSÃO
Diante da situação atual, é compreensível e favorável o desenvolvimento de um sistema que efetue o devido Licenciamento Ambiental através de um processo digital, tendo como premissas o grande volume de arquivos e processos gerados para os devidos fins e a falta de gestão e notificação das partes interessadas, gerando assim custos com recursos de alocamentos físicos destes processos, além envolver operações de recursos pessoal desnecessários, que acabam executando tarefas não competentes a sua real função, epor sua vez não executando suas atividades fins, além de retrabalho e custos com diárias desnecessárias, gerando assim ônus ao erário de forma indevida, e/ou desnecessária.
É valido ressaltar que antes do desenvolvimento do sistema, é extremamente sugerido a definição de padronização e formalização da gestão e atividades da SEDAM, para assim gerar compatibilidades das atividades envolvidas para o devido deferimento, ou não deferimento da licença, além da compreensão dos devidos recursos necessários do processo.
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