Cliente:Idaron

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Time Responsável: Ordem da Fênix

Última atualização: 27 de junho de 2019

1. FINALIDADE DO RELATÓRIO

Subsidiar as Secretarias, Superintendências e Autarquias do Estado de Rondônia, na identificação das problemáticas do âmbito organizacional, planejamento e construção de sistemas para a melhoria contínua das atividades desenvolvidas pelo servidor público a sociedade.

Nesse contexto, informamos que a GIPOA possui a finalidade de coordenação e gestão dos produtos e subprodutos de origem animal focado na indústria e agroindústrias, onde, compreende o planejamento, supervisão, auditoria e a execução das atividades referente a inspeção e fiscalização.

2. DIAGNÓSTICO ATUAL

Podemos notar a tramitação burocrática de processos, pois sem um sistema, dependemos muito de protocolos, despachos, pareceres, etc. o que ocasiona demora em responder solicitações/processos. Embora o SEI ajude, a falta de uma interface interativa onde seja possível lançar dados e informações, obriga-nos a realizar as atividades rotineiras “manualmente” gerando demora. Dificuldade de organização/separação no SEI.

Demora em conferir documentação (check-list), pois o SEI não tem uma função para isso. Sobrecarga desnecessária do SEI. Dificuldade em padronizar ritos processuais. Atraso na entrega de relatórios mensais (SIE locais) e de auditorias/vistorias, pois é tudo manual.

Parte interessada (setor privado) não tem acesso ao trâmite processual em tempo real e dificuldade em usar o SEI. O registro dos rótulos geralmente sofrem várias correções o que gera muita burocracia, pois cada erro cometido no formulário de registro exige o reenvio de todo o formulário.

3. PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Identificamos que a GIPOA passa por dificuldades, que são:

• Gerenciar os processos recebidos, devido ao volume de solicitações de inspeção. Usam tabelas e não há confiabilidade dos dados;
• Demora na compilação dos dados;
• São muitos relatórios e processos por cliente conferido manualmente para confecção dos dados;
• Organização de fluxo, pois não há fluxos padronizados, não há organização das atividades, os participantes não conhecem os processos que há na organização.
• Apesar de existir um check-list para formalizar o processo de inspeção, o escritório parece não ter conhecimento de como são os documentos.
• Quase não realizam ação em barreira devido ao número de entrada em processo de inspeção, rotulagem e comercialização. Quando há ação na BR de fiscalização e mercadoria são apreendidas, os produtores dão entrada no IDARON solicitação a inspeção do produto, isso gera um maior volume de processos recebidos por dia.

Devido a isso a unidade quase não realizam ações. A equipe que realiza análise dos processos é pequena (8 servidores), em relação ao volume de processos.
Algumas perguntas ficaram sem resposta, referente a quantitativos de clientes, processos, quantas unidades do IDARON existentes, financeiro de quanto arrecada, quantitativo de pessoal por escritório e se são suficientes, quantidade de serviços oferecidos e realizados, quantidade de empreendimentos atendidos por municípios.
Apesar de ter sido solicitado em reunião, foi encaminhado um e-mail para reforçar a solicitação, porém não obtivemos resposta.

4. RISCOS

• Perda de Prazos;
• Demora no processo de licenças (SELO) para operar;
• Limitação de Pessoal;
• Inspeções ficam prejudicadas pela demora nas informações;
• Impacto financeiro na arrecadação;
• Equipe sobrecarregada.

5. ALTERNATIVA DA INSTITUIÇÃO

Um Sistema que reúna as atividades de relatórios mensais, as várias etapas de cadastro de estabelecimento, passando pela avaliação de plantas, memoriais e documentos, análise de rótulos, relatório de auditoria de estabelecimento, vistorias em estabelecimentos em fase de registro, análise de projetos de ampliação e remodelação, advertência, etc.

6. PROPOSTA DO TIME

• Uma oficina em gerenciamento e elaboração de processos;
• Mapeamento e desenho dos fluxogramas da unidade;
• Identificação das atribuições da equipe operacional;
• Desenvolvimento do sistema devido a possível perda de arrecadação nas emissões de Guia de Trânsito Animal - GTA, e DARE de inspeção e validação de selo.