Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação

Docentes: Mayza Kelly, Victor Azevedo e Henrique Douglas

Templates utilizados: Diagrama de Escopo

Dinâmicas feitas: Se conhecendo, Zip Zap Zoom

Ferramenta para Feedback: Que bom, que tal, que pena.

DESCRIÇÃO DA DINÂMICA:

Como funciona:

Fazendo uma roda com todos os participantes da oficina, incluindo o facilitador, todos irão se apresentar, dizendo o primeiro nome e seguido de um adjetivo com a primeira letra do nome, após todos os participantes terminarem será a segunda rodada da dinâmica, chamada de zip zap zoom.

Os comandos:

Zip: Aponte para a pessoa exatamente ao seu lado, mantendo a direção anterior.

Zap: Aponte para a pessoa exatamente ao seu lado, mudando a direção anterior.

Zoom: Aponte para qualquer pessoa no círculo, dizendo seu nome seguido de adjetivo. O receptor deve decidir a direção para o próximo movimento na sua vez.

A cada participante que fizer o zip zap zoom, ao final pode abaixar a mão, até que todos tenham sido escolhidos.

DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES POR TÓPICOS:

1. Apresentação dos docentes
2. Dinâmica
3. Estudo de Caso
4. Conceito de processos
5. Por que você deveria se preocupar com isso?
6. Categoria de processos
7. Visão de processos
8. Entender o negócio Organizacional
9. Levantamento dos processos
10. Diagrama de Escopo na prática
11. Priorização do processo
12. Que bom, que tal, que pena

DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES DE FORMA GERAL:

Durante a manhã do dia 11 de novembro de 2019, aconteceu a abertura do segundo Workshop de Gestão por processos promovida pela Gerencia de Desenvolvimento do Estado de Rondônia e ministrada pelo time Dark Souls, composto pelo Victor Azevedo, Henrique Douglas e Mayza Kelly, o evento teve como público-alvo 12 servidores da Defensoria Pública do Estado e 3 membros da Junta comercial. O Workshop ocorreu no Salão Nobre Rosilda Shockness, localizado no décimo primeiro andar do edifício Rio Pacaás Novos.

O evento iniciou com a apresentação do Time e, por conseguinte foi aplicada uma dinâmica quebra-gelo para todos se conhecerem. Após todos estarem entrosados, iniciou-se de fato o Workshop, na qual foi introduzido por um Estudo de caso, ministrado também pela Mayza Kelly, sobre as três questões que impactam a gestão por processos, algo essencialmente importante pois, todos os quatro dias de oficina giraram em torno -direta ou indiretamente- desse viés: Necessidade de eliminação de falhas; Extinção de atividades que não agregam valor e Manutenção do foco no cliente.

De forma macro, a oficina foi dividida da seguinte pelos seguintes tópicos: Entender o negócio organizacional, Levantamento de processos, Priorização dos processos e Projeto de transformação de processo. Os conteúdos ministrados pelo Victor Azevedo e Henrique Douglas no primeiro dia, foram respectivamente, do primeiro ao segundo tópico.

Henrique iniciou afirmando que o primeiro passo para se entender o negócio organizacional seria o de alinhamento estratégico, pois antes de se iniciar de fato o trabalho relativo à gestão dos processos, é recomendado que a organização compreenda da melhor forma possível o seu negócio, alinhando as principais frentes de atuação com o planejamento estratégico ao qual estão vinculadas. Ademais, explicou sobre o levantamento de processos, ou seja, a necessidade de entender quais são os principais clientes da organização e identificar os principais produtos que lhes serão entregues.

Somado a parte teórica, Victor aplicou a ferramenta denominada Diagrama de Escopo, fazendo com que os membros do Workshop executassem o escopo do processo, escolhido pelos mesmos conforme sua rotina de trabalho: “Adquirir bens e Serviços”, definindo suas entradas, seus resultados finais, conjunto de recurso, sistemas que suportam a execução do processo e diretrizes, controles e mecanismos externos que regulam o funcionamento do processo.

Após o preenchimento, os membros do Workshop colaram adesivos nas etapas do Diagrama de Escopo que acreditam ser problemas prioritários e os apresentaram.

No fim da manhã, como encerramento do primeiro dia de Workshop, foi aplicado a ferramenta Que bom, que tal, que pena, que consiste em uma forma de feedback por parte dos discentes.

Segue anexo, os feedbacks do primeiro dia:

Fotos da oficina: