O Documento de Oficialização de Demanda, a ser referenciado como DOD a partir deste ponto, é um artefato proposto por meio da Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, e tem como principais objetivos padronizar e amparar a oficialização de processos de contratação e aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação.
A principal função do DOD é indicar a necessidade inicial da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas do órgão ou entidade, e explicitar quais resultados desejam ser alcançados com tal contratação e como isso irá impactar no negócio. Ele se trata de um documento preliminar formalizado no momento em que se decide inicializar os trâmites processuais da aquisição.

Para exemplificar como dever ser o preenchimento do DOD vamos nos utilizar da metodologia 5w2h respondendo as perguntas: O que será feito? Por que será feito? Onde será feito? Quando será feito? Por quem será feito? Como será feito? Quanto vai custar?

O que será feito? O preenchimento do DOD é o primeiro passo em um processo de aquisição, sendo assim, com sua formalização estaremos ativamente iniciando um processo de aquisição ou contratação de bens/serviços;

Por que será feito? O preenchimento do DOD deve ser realizado pela área requisitante da contratação, ou seja, a área com a necessidade que motiva a contratação objeto do processo, sendo obrigatória a indicação de um servidor da área como integrante requisitante, esse servidor será responsável por acompanhar o processo e prestar suporte técnico ao setor de compras quando forem levantados questionamentos que envolvam aspectos e informações de caráter técnico, bem como acompanhar a aquisição do ponto de vista de negócio e funcional da solução sendo adquirida.

a) Identificação da Unidade Demandante: Dados do gestor da unidade demandante da contratação, necessário visto ser o responsável pela área, sendo necessário de igual forma que em caso de não ser o elaborador do documento que o mesmo dê ciência do artefato junto ao servidor elaborador.

b) Identificação do Integrante Requisitante: Em caso de o gestor da unidade delegar a atividade a um servidor da área se faz necessário identificá-lo e que o mesmo esteja ciente das atividades do integrante requisitante, conforme previsto no art. 2 da IN nº01/2019

c) Identificação da Demanda: descrição do objeto do processo de forma extensa e exaustiva visando a perfeita identificação, devendo a identificação conter: nome do item (bem ou serviço), descrição, funcionalidades essenciais, marca e modelo de referência, quando houver, e quantidade prevista.

d) Alinhamento ao Plano Estratégico Estadual 2019-2023 ou Projeto Interno da SETIC: alinhamento e comprometimento da aquisição com as batalhas e eixos de resultados pactuados por meio do Plano Estratégico Estadual (2019-2023) - UM NOVO NORTE, NOVOS CAMINHOS ou com projeto, serviço ou atividade ligada ao negócio da SETIC.

e) Motivação/Justificativa: Motivação para aquisição/contratação levando em consideração aspectos técnicos, estratégicos ou alinhados ao negócio

f) Resultados a serem alcançados com a compra/contratação: resultados que se espera alcançar ou dores/problemáticas a serem sanadas por meio da contratação/aquisição.

g) Encaminhamento: finalização do documento de oficialização de demanda dando o devido encaminhamento para conhecimento e deliberação por parte do sr. Superintendente e do sr. Diretor Executivo.

Consta nos Anexos deste POP o modelo do referido documento, cabe ressaltar que este modelo foi elaborado em conformidade com as normas aplicáveis e tem como finalidade apresentar de forma prática e sistemática a construção deste artefato.
Portanto, não serve como regra absoluta para elaboração do DOD no âmbito da SETIC, sendo, tão somente, um instrumento norteador que sugere de que forma podem ser organizados os elementos essenciais do documento para o objeto específico, proporcionando maior clareza e consequentemente melhor compreensão do seu conteúdo. Vale ressaltar que o DOD é peça obrigatória nos processos aquisitivos do setor público, independente da modalidade de licitação, inclusive nos casos de dispensa, inexigibilidade, “carona”, e todos os seus elementos devem ser analisados minuciosamente conforme o objeto que se pretende contratar.

Anexo I - Modelo do Documento
DOD Padrão