O objetivo deste procedimento é estabelecer o fluxo para elaboração de artefatos que compõem o processo de pré-aquisição de bens e serviços dentro da estrutura da Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC.

Este POP aplica-se a todos os Setores que venham a inicializar processos de aquisição no âmbito da SETIC.

A elaboração deste Procedimento Operacional Padrão foi baseada na Lei de Licitações nº 14.133, de 1 de abril de 2021 e na Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, as quais dispõe respectivamente sobre aquisições em geral no âmbito da Administração Pública e sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.

O Documento de Oficialização de Demanda, a ser referenciado como DOD a partir deste ponto, é um artefato proposto por meio da Instrução Normativa nº1, de 4 de abril de 2019, e visa padronizar e amparar a oficialização de processos de contratação e aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação.
O objetivo principal do DOD é indicar a necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas do órgão ou entidade, e explicitar quais resultados desejam ser alcançados com tal contratação e como isso irá impactar no negócio.
Segundo o art. 2 da IN nº01/2019 é recomendada a composição de Equipe de Planejamento de Contratação, a qual é composta por servidor da área administrativa, um integrante técnico e um integrante do setor/unidade requisitante, podendo o papel de integrante técnico e requisitante serem atribuídos ao mesmo servidor desde que o mesmo possua qualificação para desempenho das atividades.

O preenchimento do DOD deve ser realizado pela área requisitante da contratação, ou seja, a área com a necessidade que motiva a contratação objeto do processo, sendo obrigatória a indicação de um servidor da área como integrante requisitante, esse servidor será responsável por acompanhar o processo e prestar suporte técnico ao setor de compras quando forem levantados questionamentos que envolvam aspectos e informações de caráter técnico, bem como acompanhar a aquisição do ponto de vista de negócio e funcional da solução sendo adquirida.

a) Identificação da Unidade Demandante: Dados do gestor da unidade demandante da contratação, necessário visto ser o responsável pela área, sendo necessário de igual forma que em caso de não ser o elaborador do documento que o mesmo dê ciência do artefato junto ao servidor elaborador.

b) Identificação do Integrante Requisitante: Em caso de o gestor da unidade delegar a atividade a um servidor da área se faz necessário identificá-lo e que o mesmo esteja ciente das atividades do integrante requisitante, conforme previsto no art. 2 da IN nº01/2019

c) Identificação da Demanda: descrição do objeto do processo de forma extensa e exaustiva visando a perfeita identificação, devendo a identificação conter: nome do item (bem ou serviço), descrição, funcionalidades essenciais, marca e modelo de referência, quando houver, e quantidade prevista.

d) Alinhamento ao Plano Estratégico Estadual 2019-2023 ou Projeto Interno da SETIC: alinhamento e comprometimento da aquisição com as batalhas e eixos de resultados pactuados por meio do Plano Estratégico Estadual (2019-2023) - UM NOVO NORTE, NOVOS CAMINHOS ou com projeto, serviço ou atividade ligada ao negócio da SETIC.

e) Motivação/Justificativa: Motivação para aquisição/contratação levando em consideração aspectos técnicos, estratégicos ou alinhados ao negócio

f) Resultados a serem alcançados com a compra/contratação: resultados que se espera alcançar ou dores/problemáticas a serem sanadas por meio da contratação/aquisição.

g) Encaminhamento: finalização do documento de oficialização de demanda dando o devido encaminhamento para conhecimento e deliberação por parte do sr. Superintendente e do sr. Diretor Executivo.

Consta nos Anexos deste POP o modelo do referido documento, cabe ressaltar que este modelo foi elaborado em conformidade com as normas aplicáveis e tem como finalidade apresentar de forma prática e sistemática a construção deste artefato.
Portanto, não serve como regra absoluta para elaboração do DOD no âmbito da SETIC, sendo, tão somente, um instrumento norteador que sugere de que forma podem ser organizados os elementos essenciais do documento para o objeto específico, proporcionando maior clareza e consequentemente melhor compreensão do seu conteúdo. Vale ressaltar que o DOD é peça obrigatória nos processos aquisitivos do setor público, independente da modalidade de licitação, inclusive nos casos de dispensa, inexigibilidade, “carona”, e todos os seus elementos devem ser analisados minuciosamente conforme o objeto que se pretende contratar.

Anexo I - Modelo do Documento
DOD Padrão