O Documento de Oficialização de Demanda, a ser referenciado como DOD a partir deste ponto, é um artefato proposto por meio da Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, e tem como principais objetivos padronizar e amparar a oficialização de processos de contratação e aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação.
A principal função do DOD é indicar a necessidade inicial da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas do órgão ou entidade, e explicitar quais resultados desejam ser alcançados com tal contratação e como isso irá impactar no negócio. Ele se trata de um documento preliminar formalizado no momento em que se decide inicializar os trâmites processuais da aquisição.

Para exemplificar como dever ser o preenchimento do DOD vamos nos utilizar da metodologia 5w2h respondendo as perguntas: O que será feito? Por que será feito? Onde será feito? Quando será feito? Por quem será feito? Como será feito? Quanto vai custar?

O que será feito? O preenchimento do DOD é o primeiro passo em um processo de aquisição, sendo assim, com sua formalização estaremos ativamente iniciando um processo de aquisição ou contratação de bens/serviços;

Por que será feito? Segundo o Art. 18, caput da Lei 14.133 de 01 de abril de 2021, “a fase preparatória do processo licitatório é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual de que trata o inciso VII do caput do art. 12 desta Lei, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, bem como abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação”.
Dessa forma o objetivo do DOD é fortalecer o processo de planejamento, transparência e promoção da economicidade no contexto das aquisições governamentais.

Onde será feito? A formalização do DOD deverá ser feito no Sistema SEI!

Como será feito? A formalização do DOD deverá ser feito no Sistema SEI!, sendo utilizado o documento padrão “Documento de Oficialização de Demandas”, a utilização do documento padrão visa facilitar o preenchimento visto já vir com os campos necessários a serem preenchidos;

Ao incluir um novo documento no processo basta localizar o modelo padrão conforme imagem abaixo:

a) Identificação da Unidade Demandante: Dados referentes a coordenação e gerência/núcleo que estão demandando a contratação objeto do processo, caso o coordenador não seja o elaborador do DOD é necessário que seja dado ciência no conteúdo do documento ou que seja assinado de forma conjunta, visto ser crucial ao processo de aquisições a ciência dos responsáveis por cada área/coordenação.

b) Identificação do Servidor responsável pelo acompanhamento da demanda: Visando garantir o bom prosseguimento do processo é necessário destacar um servidor que fará o acompanhamento da demanda, o objetivo dessa indicação é que o servidor tenha conhecimento técnico do objeto que será adquirido/contratado, podendo assim responder possíveis dúvidas que surjam no decorrer do processo.

c) Identificação da Demanda: descrição do objeto que será adquirido ou contratado de forma sucinta, mas que permita a identificação clara do que deverá ser adquirido, na identificação da demanda é imprescindível informar: nome do item (bem ou serviço), descrição, marca e modelo de referência, quando houver, e quantidade prevista.
Importante salientar que a identificação do objeto nesse passo é de caráter preliminar, podendo ser complementada ou corrigida no Estudo Técnico Preliminar.

d) Alinhamento ao Plano Estratégico Estadual 2019-2023 ou Projeto Interno da SETIC: como dito anteriormente, o processo de aquisição deve partir de um planejamento e ter comprometimento com os objetivos e necessidades do negócio, sendo assim, nesse campo deve ser elencado se a aquisição está diretamente ligada a alguma batalha ou eixo de resultados pactuados por meio do Plano Estratégico Estadual (2019-2023) - UM NOVO NORTE, NOVOS CAMINHOS, disponível em Link ou com projeto, serviço ou atividade ligada ao negócio da SETIC.

e) Motivação/Justificativa: Motivação para aquisição/contratação do bem ou serviço levando em consideração aspectos técnicos, estratégicos ou alinhados ao negócio. Importante salientar que a identificação da motivação nesse passo é de caráter preliminar, podendo ser complementada ou corrigida no Estudo Técnico Preliminar.

f) Resultados a serem alcançados com a compra/contratação: resultados que se espera alcançar ou dores/problemáticas a serem sanadas por meio da contratação/aquisição.

g) Encaminhamento: finalização do documento de oficialização de demanda dando o devido encaminhamento para conhecimento e deliberação por parte do sr. Diretor Executivo, sendo necessário que o processo seja encaminhado para a mesa SEI SETIC-DETICGAB.