Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
Plataforma de documentação operacional e gerencial da SETIC
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Tabela de conteúdos
gproject_0001: Plataforma de documentação operacional e gerencial - DokuWiki
| Numero do projeto | Responsável | Aprovador | Data de Inicio | Data de Implementação |
|---|---|---|---|---|
| 0001 | Gener Alves (certificado ITIL e ISO 2000 - gestão de serviços) | Gabriel Carrijo | 10/05/2019 | 10/06/2019 |
| Origem | Observações | |||
| Da necessidade de centralizar e organizar documentação técnica e gerencial bem como facilitar o acesso a esses dados | plataforma dokuwiki operacionalizada em docker. | |||
Escopo
A Plataforma
Implementação de plataforma para centralizar, padronizar e compartilhar documentação técnica e gerencial de forma colaborativa entre os membros da gerência de datacenter.
A Plataforma utilizada para a solução é a Dokuwiki (Software livre e sem quaisquer custos atrelados), tecnologia voltada para wikis (estruturas de gerenciamento e catalogação de informação). Tecnologia versátil onde se pode agregar quaisquer tipos de mídia e que a programação e administração é de complexidade média, uma vez que a ferramenta é bem documentada pela comunidade mantenedora e oferece facilidade na instalação de plugins e gerenciamento de acesso e usuários.
Planejamento da informação e Padronização dos Documentos
O estudo para a documentação baseado nas recomendações da ITIL (Information Technology Infrasructure Library / Biblioteca de Infraestrutra de Tecnologia da Informação) de acordo com o módulo de gestão da informação, da obra Gestão estratégica da informação (Adriana Beal 2004) para padronização dos documentos bem como seu ciclo de vida e técnicas de arquivologia e arquivística.
Todas as referências utilizadas dentro do escopo de gestão de tecnologia ou gestão da informação.
Objetivo
- Implementação de ambiente para o gerenciamento da informação;
- Centralizar documentação gerencial, procedimentos, manuais, estatísticas de forma colaborativa;
- Facilitar a curva de aprendizado de novos integrantes das equipes;
- Evitar retrabalho na busca de solução de problemas ja resolvidos bem como a dispersão de documentos e informações de interesse coletivo;
- Disseminar informação e conhecimento de forma mais interativa;
- Ter níveis de acesso as informações por meio de perfis de acesso mantendo sigilo de dados sensíveis.
Custos
A implementação do projeto não acarretou custos com aquisição de licenças ou software. Tecnologia dokuwiki é baseada em software livre podendo ser alterada de acordo com necessidade da instuição tendo seu código aberto. Foi implementado em container no datacenter da SETIC onde o mesmo consome apenas o espaço do programa base e arquivos de configuração.
Etapas do Projeto
| Etapa/Entrega | Descrição | Chamado Correlacionado |
|---|---|---|
| 1 - Analise e tese de ferramenta | Analisadas ferramentas baseadas em estrutura de wiki. Testado os recursos das tecnologias doku wiki e media wiki. Ferramenta selecionada com base na facilidade de documentação e incorportação de fontes e tecnologias internas (html, iframe, tabelas, videos, imagens e links externos e internos) | |
| 2 - Estudo de metodologia | Utilizado o guia de boas praticas da Biblioteca de Infraestrutura e Serviços de TI (ITIL) de acordo com o módulo gerenciamento da informação, manuais de arquivistica e arquivologia bem como as recomendações da obra Gestão estratégica da informação (Adriana Beal 2004) | |
| 3 - Planejamento de paginas | Plano da árvore da informação. Distribuição das páginas principais da estrutura e páginas filhas | |
| 4 - Definição de padrões | Elaboração dos modelos de documentos de acordo com seus tipos e aplicação bom base no guia de boas praticas da Biblioteca de Infraestrutura e Serviços de TI (ITIL) de acordo com o módulo gerenciamento da informação e as recomendações da obra Gestão estratégica da informação (Adriana Beal 2004) | |
| 5 - Definição de ACL | Definição da lista de controles de acesso (Access Control List) - Perfis que terão permissões para acesso a cada região da plataforma bem como as documentações que serão acessadas. | |
| 6 - Configuração da plataforma | Instalação e parametrização da plataforma no contêiner | |
| 7- Configuração de Plugins | Instalação dos plugins uteis para dar mais acessibilidade, controle e personalização da plataforma | |
| 8 - Incorporação de dados externos | Instalação de módulos iframe e html para incorporação de trechos de dados da plataforma de B.I. e elementos de programação de sites | |
| 9 - Inicio da documentação | Adição dos documentos para publicação |
Resultados alcançados
- A centralização da informação diminuiu o tempo de busca de informações gerenciais e técnicas
- O conhecimento deixou de ser tácito e está alocado de forma padrão onde todos os colaboradores podem registrar e consultar os documentos
- A plataforma possibilitou transparência nos dados de atendimento e precificação
- Os procedimentos e manuais documentados diminuíram o tempo de atendimento e orientação aos usuários
- A disponibilização do catálogo de serviços permitiu clareza sobre a prestação de serviços da superintendência
- Manuais de erros conhecidos e estruturação de serviços evita o retrabalho e redescoberta de soluções para problemas que ja ocorreram na instituição
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