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start:projetos:projetos_dev:sistema_gerenciamento_gastos_publicos [2020/02/14 13:38]
Andrews Vitor de Jesus Camacho |
start:projetos:projetos_dev:sistema_gerenciamento_gastos_publicos [2022/01/25 15:26] (atual)
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| <font 26px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO</font> | ====== DOCUMENTAÇÃO DO PROJETO ====== |
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| <font 26px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Gerência de Desenvolvimento – DETIC</font> | |
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| <font 16px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP</font> | |
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| <font 16px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>cliente :Idaron</font> | |
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| <font 16px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Product Owner:Victo Azevedo</font> | |
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| <font 16px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Time responsável :AMAZONAS</font> | |
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| <font 16px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Ultima atualização:03/02/2020 1.0</font> | |
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| **<font 18px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>INTRODUÇÃO</font>** | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Suprimentos, Logísticas e Gastos Públicos Essenciais - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.\\</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: **Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT.</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**Análise secundária de documentos: **Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**Diagrama de Escopo: **Foi realizado entrevista semi-estruturada colaborativa para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visões do processo de negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações.</font> | |
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| <font 20px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>DIAGRAMA DE ESCOPO</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>O Diagrama de Escopo é o artefato que resume o Diagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visão geral do processo, a partir da identificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo e definição do escopo da análise, a partir do diagrama foi possível identificar pontos problemáticos, necessitando análises de carácter mais avançado posteriormente.</font> | |
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| <font 20px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Problemas e Oportunidades</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas. Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.\\ | |
| Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários.</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;#000000;;inherit>Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de 1200 faturas por</font><font inherit/inherit;;#000000;;inherit>mês. Segue</font><font inherit/inherit;;#000000;;inherit>demonstrativo:</font> | |
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| <font 12pt/inherit;;#000000;;#ffffff>Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores</font> <font 12pt/inherit;;#000000;;#ffffff>demandas em</font> <font 12pt/inherit;;#000000;;#ffffff>janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres.</font> | |
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| Na apresentação do gráfico 2 - em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas. | |
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| Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas | |
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| <font 20px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**Problema **</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**- Estrutura organizacional desatualizada:** A falta de atualização na estrutura organizacional acarreta na morosidade das atividades desenvolvidas pelos setores. **Soluções:** Aplicação de ferramenta para organização de estrutura organizacional</font>. | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**- Retrabalho devido a dificuldades com o sistema frota:** Após envio da demanda pelo usuário, ambas as unidades não conseguem editar a solicitação. **Soluções:** Capacitação com quem opera o sistema.</font>* * | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**- Falta de planejamento e auditoria nos processos autorizados:** Foi detectado que atualmente a superintendência não faz planejamento e não audita os processos autorizados para diárias e viagens. **Soluções: 1.**Realizar planejamento anual das diárias e viagens.2. Determinar planejamento com períodos para executar auditoria dos documentos autorizados.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**Demora ao gerar relatórios de gastos essenciais: **Demora para gerar relatórios dos custos em ocasiões urgentes pelo fato de trabalhar com as planilhas no excel. **Soluções:** Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****De**mora para formalização do processo de despesa:** Na triagem dos gastos essenciais são despendidos a força de trabalho de 6 pessoas durante 7 dias, para formalização dos processos de despesas. **Soluções:** Automatizar o núcleo de gastos essenciais de uma maneira que o sistema integre com o prestador de cada serviço.</font> | |
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| **- **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****In**serção de dados manualmente no sistema frota:** O usuário insere todas as informações de forma manual, o sistema não tem integração com outras ferramentas. **Soluções:**Integrar os sistemas que serão desenvolvidos.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****F**alta de padrão no sistema frota:** Não é possível editar o arquivo após enviado para autorização na SUGESP, a responsável só consegue editar solicitação (Fluvial). **Soluções:** Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****Sol**icitação de viagem duplicada no sistema frota:** O sistema permite realizar nova solicitação com nome do servidor já comprometido para outra viagem na mesma data. **Soluções:** Estruturar um padrão de solicitação no qual detecte o usuário pelo CPF para que não haja duplicidade de servidor e viagem.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****O **sistema FROTA não gera notificação de CNH vencida :** Não indica o vencimento da carteirinha dos motoristas e nem da CNH. **Soluções:** Criar uma instância de análise documental dos servidores que solicitarem viagem analisado a carteirinha da SUGESP e CNH digital em cada solicitação realizada.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****S**istema frota sem campo de tombamento:** Sistema não tem campo para tombamentos em caso de viagem por embarcação. **Soluções:**Criar uma instância onde o solicitante irá inserir o tombamento da embarcação que irá utilizar na viagem.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****N**ão há visualização do status dos veículos em uso no sistema:** O operador do sistema frota não visualiza se o carro está em uso ou na garagem, se a solicitação foi atendida ou não. **Soluções:** Criar um campo onde o operador do sistema visualizará o status veículo que está em uso e o horário que será desocupado.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****Sis**tema frota não emite relatório:** O operador precisa retirar dados do sistema frota, não é possível pois não gera relatório. **Soluções:**Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.</font> | |
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| **<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>-</font>**<font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****O **sistema frota não cria estatísticas:** O sistema frota não emite informações de estatísticas como: de viagens, diárias. **Soluções:** Em um novo sistema criar dashboard para visualização dessas estatísticas.</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**- **</font><font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>****Não possui indicado**res** : Não há indicadores para mensurarem o desempenho dos processos considerando celeridade e produtividade, dificultando definição de metas já que não existe um referencial. **Soluções:** Criar indicadores para definição de metas factíveis e coerentes com a atividade desempenhada por cada núcleo.</font> | |
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| <font 20px/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>**Conclusão**</font> | |
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| <font inherit/Arial,Helvetica,sans-serif;;inherit;;inherit>Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela SUGESPE.</font> | |
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| | * **[[https://docs.google.com/forms/d/1lddO3oBJvmLaD29dya6nuZQyTqvTDflSxN61_faOpq4/edit#response=ACYDBNhJMnKswuhzcqJjLx3HCT0pAyJGR-ElKYEEhhd2Q2Z6keEDUrKZfRzRjBc1f6x0Ays|Proposta de Projeto**]]** |
| | * **[[:start:projetos:projetos_dev:sistema_gerenciamento_gastos_publicos:analise_de_negocio|Análise de Negócio]]** |
| | * **Otimização de processos ** |
| | * **Escopo do Projeto/Programa** |
| | * **Ideação do Produto** |
| | * **Desenvolvimento** |
| | * **Serviços** |
| | * **Lançamento** |
| | * **Registro de Propriedade Intelectual** |
| | * [[:start:projetos:projetos_dev:visaon_manuais|Manuais]] |
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