| Ambos lados da revisão anterior
Revisão anterior
Próxima revisão
|
Revisão anterior
|
start:manuais_forms:elaborar_dod [2021/07/28 14:19]
Iasmin Lima Batista [Conteúdo] |
start:manuais_forms:elaborar_dod [2022/06/08 14:10] (atual)
Iasmin Lima Batista |
| |
| ^Data de criação ^Autor ^Última revisão ^Validade | | ^Data de criação ^Autor ^Última revisão ^Validade | |
| |18/02/2021 |Iasmin Lima Batista |11/03/2021 |Até a alteração dos procedimentos | | |18/02/2021 |Iasmin Lima Batista |07/06/2022 |Até a alteração dos procedimentos | |
| ^Observações ^^^^ | ^Observações ^^^^ |
| |- |||| | |- |||| |
| |
| ==== Objetivo ==== | ==== Objetivo e Legislação ==== |
| |
| O objetivo deste procedimento é estabelecer o fluxo para elaboração de artefatos que compõem o processo de pré-aquisição de bens e serviços dentro da estrutura da Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC. | O Documento de Oficialização de Demanda, a ser referenciado como DOD a partir deste ponto, é um artefato proposto por meio da Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, e tem como principais objetivos padronizar e amparar a oficialização de processos de contratação e aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação.\\ |
| | A principal função do DOD é indicar a necessidade inicial da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas do órgão ou entidade, e explicitar quais resultados desejam ser alcançados com tal contratação e como isso irá impactar no negócio. Ele se trata de um documento preliminar formalizado no momento em que se decide inicializar os trâmites processuais da aquisição. |
| ==== Aplicação ==== | |
| | |
| Este POP aplica-se a todos os Setores que venham a inicializar processos de aquisição no âmbito da SETIC. | |
| | |
| ==== Conteúdo ==== | |
| | |
| A elaboração deste Procedimento Operacional Padrão foi baseada na Lei de Licitações nº 14.133, de 1 de abril de 2021 e na Instrução Normativa nº 1, de 4 de abril de 2019, as quais dispõe respectivamente sobre aquisições em geral no âmbito da Administração Pública e sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal. | |
| | |
| ===== Procedimento para Oficialização de Nova Aquisição ===== | |
| |
| ---- | ---- |
| |
| ==== Objetivo e Legislação ==== | |
| |
| O Documento de Oficialização de Demanda, a ser referenciado como DOD a partir deste ponto, é um artefato proposto por meio da Instrução Normativa nº1, de 4 de abril de 2019, e visa padronizar e amparar a oficialização de processos de contratação e aquisição de bens e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação.\\ | |
| O objetivo principal do DOD é indicar a necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas do órgão ou entidade, e explicitar quais resultados desejam ser alcançados com tal contratação e como isso irá impactar no negócio.\\ | |
| Segundo o art. 2 da IN nº01/2019 é recomendada a composição de Equipe de Planejamento de Contratação, a qual é composta por servidor da área administrativa, um integrante técnico e um integrante do setor/unidade requisitante, podendo o papel de integrante técnico e requisitante serem atribuídos ao mesmo servidor desde que o mesmo possua qualificação para desempenho das atividades. | |
| |
| ==== Preenchimento e Campos que Compõem o DOD ==== | ==== Preenchimento e Campos que Compõem o DOD ==== |
| |
| O preenchimento do DOD deve ser realizado pela área requisitante da contratação, ou seja, a área com a necessidade que motiva a contratação objeto do processo, sendo obrigatória a indicação de um servidor da área como integrante requisitante, esse servidor será responsável por acompanhar o processo e prestar suporte técnico ao setor de compras quando forem levantados questionamentos que envolvam aspectos e informações de caráter técnico, bem como acompanhar a aquisição do ponto de vista de negócio e funcional da solução sendo adquirida. | Para exemplificar como dever ser o preenchimento do DOD vamos nos utilizar da metodologia [[https://www.treasy.com.br/blog/5w2h/|5w2h]] respondendo as perguntas: O que será feito? Por que será feito? Onde será feito? Quando será feito? Por quem será feito? Como será feito? Quanto vai custar?\\ |
| | \\ |
| **a) Identificação da Unidade Demandante**: Dados do gestor da unidade demandante da contratação, necessário visto ser o responsável pela área, sendo necessário de igual forma que em caso de não ser o elaborador do documento que o mesmo dê ciência do artefato junto ao servidor elaborador. | **O que será feito?** O preenchimento do DOD é o primeiro passo em um processo de aquisição, sendo assim, com sua formalização estaremos ativamente iniciando um processo de aquisição ou contratação de bens/serviços;\\ |
| | \\ |
| **b) Identificação do Integrante Requisitante**: Em caso de o gestor da unidade delegar a atividade a um servidor da área se faz necessário identificá-lo e que o mesmo esteja ciente das atividades do integrante requisitante, conforme previsto no art. 2 da IN nº01/2019 | **Por que será feito?** Segundo o Art. 18, caput da Lei 14.133 de 01 de abril de 2021, "a fase preparatória do processo licitatório é caracterizada pelo planejamento e deve compatibilizar-se com o plano de contratações anual de que trata o inciso VII do caput do art. 12 desta Lei, sempre que elaborado, e com as leis orçamentárias, bem como abordar todas as considerações técnicas, mercadológicas e de gestão que podem interferir na contratação".\\ |
| | Dessa forma o objetivo do DOD é fortalecer o processo de planejamento, transparência e promoção da economicidade no contexto das aquisições governamentais.\\ |
| **c) Identificação da Demanda**: descrição do objeto do processo de forma extensa e exaustiva visando a perfeita identificação, devendo a identificação conter: nome do item (bem ou serviço), descrição, funcionalidades essenciais, marca e modelo de referência, quando houver, e quantidade prevista. | \\ |
| | **Onde será feito?** A formalização do DOD deverá ser feito no Sistema SEI!\\ |
| **d) Alinhamento ao Plano Estratégico Estadual 2019-2023 ou Projeto Interno da SETIC**: alinhamento e comprometimento da aquisição com as batalhas e eixos de resultados pactuados por meio do Plano Estratégico Estadual (2019-2023) - UM NOVO NORTE, NOVOS CAMINHOS ou com projeto, serviço ou atividade ligada ao negócio da SETIC. | \\ |
| | **Como será feito?** A formalização do DOD deverá ser feito no Sistema SEI!, sendo utilizado o documento padrão "Documento de Oficialização de Demandas", a utilização do documento padrão visa facilitar o preenchimento visto já vir com os campos necessários a serem preenchidos;\\ |
| **e) Motivação/Justificativa**: Motivação para aquisição/contratação levando em consideração aspectos técnicos, estratégicos ou alinhados ao negócio | \\ |
| | Ao incluir um novo documento no processo basta localizar o modelo padrão conforme imagem abaixo: |
| **f) Resultados a serem alcançados com a compra/contratação**: resultados que se espera alcançar ou dores/problemáticas a serem sanadas por meio da contratação/aquisição. | {{:start:manuais_forms:pasted:20220607-152004.png|Criando o documento DOD no SEI}}\\ |
| | \\ |
| **g) Encaminhamento**: finalização do documento de oficialização de demanda dando o devido encaminhamento para conhecimento e deliberação por parte do sr. Superintendente e do sr. Diretor Executivo. | === Os campos obrigatórios do DOD são: === |
| | |
| Consta nos Anexos deste POP o modelo do referido documento, cabe ressaltar que este modelo foi elaborado em conformidade com as normas aplicáveis e tem como finalidade apresentar de forma prática e sistemática a construção deste artefato.\\ | |
| Portanto, não serve como regra absoluta para elaboração do DOD no âmbito da SETIC, sendo, tão somente, um instrumento norteador que sugere de que forma podem ser organizados os elementos essenciais do documento para o objeto específico, proporcionando maior clareza e consequentemente melhor compreensão do seu conteúdo. Vale ressaltar que o DOD é peça obrigatória nos processos aquisitivos do setor público, independente da modalidade de licitação, inclusive nos casos de dispensa, inexigibilidade, “carona”, e todos os seus elementos devem ser analisados minuciosamente conforme o objeto que se pretende contratar. | |
| | |
| ==== Anexos ==== | |
| | |
| **Anexo I - Modelo do Documento** \\ | |
| {{:start:procedimentos:dod-v2.pdf|DOD Padrão}} \\ | |
| |
| | __a) Identificação da Unidade Demandante__: Dados referentes a coordenação e gerência/núcleo que estão demandando a contratação objeto do processo, caso o coordenador não seja o elaborador do DOD é necessário que seja dado ciência no conteúdo do documento ou que seja assinado de forma conjunta, visto ser crucial ao processo de aquisições a ciência dos responsáveis por cada área/coordenação.\\ |
| | \\ |
| | __b) Identificação do Servidor responsável pelo acompanhamento da demanda:__ Visando garantir o bom prosseguimento do processo é necessário destacar um servidor que fará o acompanhamento da demanda, o objetivo dessa indicação é que o servidor tenha conhecimento técnico do objeto que será adquirido/contratado, podendo assim responder possíveis dúvidas que surjam no decorrer do processo.\\ |
| | \\ |
| | __c) Identificação da Demanda:__ descrição do objeto que será adquirido ou contratado de forma sucinta, mas que permita a identificação clara do que deverá ser adquirido, na identificação da demanda é imprescindível informar: nome do item (bem ou serviço), descrição, marca e modelo de referência, quando houver, e quantidade prevista.\\ |
| | Importante salientar que a identificação do objeto nesse passo é de caráter preliminar, podendo ser complementada ou corrigida no Estudo Técnico Preliminar.\\ |
| | \\ |
| | __d) Alinhamento ao Plano Estratégico Estadual 2019-2023 ou Projeto Interno da SETIC:__ como dito anteriormente, o processo de aquisição deve partir de um planejamento e ter comprometimento com os objetivos e necessidades do negócio, sendo assim, nesse campo deve ser elencado se a aquisição está diretamente ligada a alguma batalha ou eixo de resultados pactuados por meio do Plano Estratégico Estadual (2019-2023) - UM NOVO NORTE, NOVOS CAMINHOS, disponível em [[https://rondonia.ro.gov.br/wp-content/uploads/2019/09/Book-Rondonia-V12.pdf|Link]] ou com projeto, serviço ou atividade ligada ao negócio da SETIC.\\ |
| | \\ |
| | __e) Motivação/Justificativa__: Motivação para aquisição/contratação do bem ou serviço levando em consideração aspectos técnicos, estratégicos ou alinhados ao negócio. Importante salientar que a identificação da motivação nesse passo é de caráter preliminar, podendo ser complementada ou corrigida no Estudo Técnico Preliminar.\\ |
| | \\ |
| | __f) Resultados a serem alcançados com a compra/contratação:__ resultados que se espera alcançar ou dores/problemáticas a serem sanadas por meio da contratação/aquisição.\\ |
| | \\ |
| | __g) Encaminhamento:__ finalização do documento de oficialização de demanda dando o devido encaminhamento para conhecimento e deliberação por parte do sr. Diretor Executivo, sendo necessário que o processo seja encaminhado para a mesa SEI SETIC-DETICGAB.\\ |
| | \\ |
| |
Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação
