Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP

cliente :IDARON

Product Owner:Victor Azevedo

Time responsável:Amazonas

Ultima atualização:03/02/2020 1.0

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INTRODUÇÃO

O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Suprimentos, Logísticas e Gastos Públicos Essenciais - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização.

As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo.

Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT.

Análise secundária de documentos: Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros.

Diagrama de Escopo: Foi realizado entrevista semi-estruturada colaborativa para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visões do processo de negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações.

DIAGRAMA DE ESCOPO

O Diagrama de Escopo é o artefato que resume o Diagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visão geral do processo, a partir da identificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo e definição do escopo da análise, a partir do diagrama foi possível identificar pontos problemáticos, necessitando análises de carácter mais avançado posteriormente.

Problemas e Oportunidades

Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas. Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.
Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários.

(SOLICITAÇÕES DE DIARIAS E VIAGENS - FROTA)

SOLICITAÇÕES DE DIARIAS E VIAGENS - FROTA

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Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de 1200 faturas pormês. Seguedemonstrativo:

(Segue demonstrativo: Gastos Essenciais/2019)

Gastos Essenciais/2019

Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019

Gastos Essenciais/2019

Gastos Essenciais/2019

Gastos Essencia

Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores demandas em janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres.

(DIARIAS)

Na apresentação do gráfico 2 - em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas.

(Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas)

Problema

- Estrutura organizacional desatualizada: A falta de atualização na estrutura organizacional acarreta na morosidade das atividades desenvolvidas pelos setores. Soluções: Aplicação de ferramenta para organização de estrutura organizacional.

- Retrabalho devido a dificuldades com o sistema frota: Após envio da demanda pelo usuário, ambas as unidades não conseguem editar a solicitação. Soluções: Capacitação com quem opera o sistema.

- Falta de planejamento e auditoria nos processos autorizados: Foi detectado que atualmente a superintendência não faz planejamento e não audita os processos autorizados para diárias e viagens. Soluções: 1.Realizar planejamento anual das diárias e viagens. 2. Determinar planejamento com períodos para executar auditoria dos documentos autorizados.

-Demora ao gerar relatórios de gastos essenciais: Demora para gerar relatórios dos custos em ocasiões urgentes pelo fato de trabalhar com as planilhas no excel. Soluções: Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.

-Demora para formalização do processo de despesa: Na triagem dos gastos essenciais são despendidos a força de trabalho de 6 pessoas durante 7 dias, para formalização dos processos de despesas. Soluções: Automatizar o núcleo de gastos essenciais de uma maneira que o sistema integre com o prestador de cada serviço.

- Inserção de dados manualmente no sistema frota: O usuário insere todas as informações de forma manual, o sistema não tem integração com outras ferramentas. Soluções:Integrar os sistemas que serão desenvolvidos.

-Falta de padrão no sistema frota: Não é possível editar o arquivo após enviado para autorização na SUGESP, a responsável só consegue editar solicitação (Fluvial). Soluções: Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.

-Solicitação de viagem duplicada no sistema frota: O sistema permite realizar nova solicitação com nome do servidor já comprometido para outra viagem na mesma data. Soluções: Estruturar um padrão de solicitação no qual detecte o usuário pelo CPF para que não haja duplicidade de servidor e viagem.

-O sistema FROTA não gera notificação de CNH vencida: Não indica o vencimento da carteirinha dos motoristas e nem da CNH. Soluções: Criar uma instância de análise documental dos servidores que solicitarem viagem analisado a carteirinha da SUGESP e CNH digital em cada solicitação realizada.

-Sistema frota sem campo de tombamento: Sistema não tem campo para tombamentos em caso de viagem por embarcação. Soluções:Criar uma instância onde o solicitante irá inserir o tombamento da embarcação que irá utilizar na viagem.

-Não há visualização do status dos veículos em uso no sistema: O operador do sistema frota não visualiza se o carro está em uso ou na garagem, se a solicitação foi atendida ou não. Soluções: Criar um campo onde o operador do sistema visualizará o status veículo que está em uso e o horário que será desocupado.

-Sistema frota não emite relatório: O operador precisa retirar dados do sistema frota, não é possível pois não gera relatório. Soluções:Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações.

-O sistema frota não cria estatísticas: O sistema frota não emite informações de estatísticas como: de viagens, diárias. Soluções: Em um novo sistema criar dashboard para visualização dessas estatísticas.

-Não possui indicadores: Não há indicadores para mensurarem o desempenho dos processos considerando celeridade e produtividade, dificultando definição de metas já que não existe um referencial. Soluções: Criar indicadores para definição de metas factíveis e coerentes com a atividade desempenhada por cada núcleo.

Conclusão

Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela SUGESPE.