gproject_0001: Plataforma de documentação operacional e gerencial - DokuWiki
| Numero do projeto | Responsável | Aprovador | Data de Inicio | Data de Implementação |
|---|---|---|---|---|
| 0001 | Gener Alves (certificado ITIL e ISO 2000 - gestão de serviços) | Gabriel Carrijo | 10/05/2019 | 10/06/2019 |
| Origem | Observações | |||
| Da necessidade de centralizar e organizar documentação técnica e gerencial bem como facilitar o acesso a esses dados | plataforma dokuwiki operacionalizada em docker. | |||
Escopo
A Plataforma
Implementação de plataforma para centralizar, padronizar e compartilhar documentação técnica e gerencial de forma colaborativa entre os membros da gerência de datacenter.
A Plataforma utilizada para a solução é a Dokuwiki (Software livre e sem quaisquer custos atrelados), tecnologia voltada para wikis (estruturas de gerenciamento e catalogação de informação). Tecnologia versátil onde se pode agregar quaisquer tipos de mídia e que a programação e administração é de complexidade média, uma vez que a ferramenta é bem documentada pela comunidade mantenedora e oferece facilidade na instalação de plugins e gerenciamento de acesso e usuários.
Planejamento da informação e Padronização dos Documentos
O estudo para a documentação baseado nas recomendações da ITIL (Information Technology Infrasructure Library / Biblioteca de Infraestrutra de Tecnologia da Informação) de acordo com o módulo de gestão da informação, da obra Gestão estratégica da informação (Adriana Beal 2004) para padronização dos documentos bem como seu ciclo de vida e técnicas de arquivologia e arquivística.
Todas as referências utilizadas dentro do escopo de gestão de tecnologia ou gestão da informação.
Controle de Acesso
As informações terão níveis de acesso de acordo com a área de atuação do colaborador através da função de ACL (lista de controle de acesso), onde cada sessão ou páginas poderão ser limitadas a determinados usuários ou mesmo de acesso público.
Incorporação de códigos HTML, CSS, Java Script, Bootstrap
Ajudando na personalização da ferramenta, de acordo com as necessidades de implementação, organizando as sessões e conteúdos.
Apresentação de métricas e dados em tempo real para as gerências
(incorporação de iframe) Suporte para realizar apontamentos de nossas outras ferramentas que compõem o ecossistema de implementações de gestão de TI. Publicar Informações em tempo real da plataforma de inteligência de negócios (B.I) em uma pagina para acompanhamento da alta gerencia das métricas de atendimento, precificação de serviços, acompanhamentos de processos, documentação assim como pesquisa de satisfação.
Gerenciamento de Mídia
Nos guias e manuais podem ser incorporados vídeos, imagens, tabelas, arquivos, trechos de códigos links internos e externos.
Os documentos podem ter links para acesso a processos do SEI, outro manuais e sessões da wiki ou mesmo link para abertura de solicitações para a Coordenadoria de infraestrutura.
Os técnicos de ponta, de posse dos manuais de erros conhecidos e procedimentos, podem realizar o atendimento com mais eficiência e agilidade uma vez que a documentação pode ser anexada arquivos de configuração de sistemas oepracionais (linux, windows, pdf), videos instrutivos e imagens do passo a passo das operações.
Objetivo
- Implementação de ambiente para o gerenciamento da informação;
- Centralizar documentação gerencial, procedimentos, manuais, estatísticas de forma colaborativa;
- Facilitar a curva de aprendizado de novos integrantes das equipes;
- Evitar retrabalho na busca de solução de problemas ja resolvidos bem como a dispersão de documentos e informações de interesse coletivo;
- Disseminar informação e conhecimento de forma mais interativa;
- Ter níveis de acesso as informações por meio de perfis de acesso mantendo sigilo de dados sensíveis.
Custos
A implementação do projeto não acarretou custos com aquisição de licenças ou software. Tecnologia dokuwiki é baseada em software livre podendo ser alterada de acordo com necessidade da instuição tendo seu código aberto. Foi implementado em container no datacenter da SETIC onde o mesmo consome apenas o espaço do programa base e arquivos de configuração.
Etapas do Projeto
| Etapa/Entrega | Descrição | Chamado Correlacionado |
|---|---|---|
| 1 - Analise e tese de ferramenta | Analisadas ferramentas baseadas em estrutura de wiki. Testado os recursos das tecnologias doku wiki e media wiki. Ferramenta selecionada com base na facilidade de documentação e incorportação de fontes e tecnologias internas (html, iframe, tabelas, videos, imagens e links externos e internos) | |
| 2 - Estudo de metodologia | Utilizado o guia de boas praticas da Biblioteca de Infraestrutura e Serviços de TI (ITIL) de acordo com o módulo gerenciamento da informação, manuais de arquivistica e arquivologia bem como as recomendações da obra Gestão estratégica da informação (Adriana Beal 2004) | |
| 3 - Planejamento de paginas | Plano da árvore da informação. Distribuição das páginas principais da estrutura e páginas filhas | |
| 4 - Definição de padrões | Elaboração dos modelos de documentos de acordo com seus tipos e aplicação bom base no guia de boas praticas da Biblioteca de Infraestrutura e Serviços de TI (ITIL) de acordo com o módulo gerenciamento da informação e as recomendações da obra Gestão estratégica da informação (Adriana Beal 2004) | |
| 5 - Definição de ACL | Definição da lista de controles de acesso (Access Control List) - Perfis que terão permissões para acesso a cada região da plataforma bem como as documentações que serão acessadas. | |
| 6 - Configuração da plataforma | Instalação e parametrização da plataforma no contêiner | |
| 7- Configuração de Plugins | Instalação dos plugins uteis para dar mais acessibilidade, controle e personalização da plataforma | |
| 8 - Incorporação de dados externos | Instalação de módulos iframe e html para incorporação de trechos de dados da plataforma de B.I. e elementos de programação de sites | |
| 9 - Inicio da documentação | Adição dos documentos para publicação |
Resultados alcançados
- A centralização da informação diminuiu o tempo de busca de informações gerenciais e técnicas
- O conhecimento deixou de ser tácito e está alocado de forma padrão onde todos os colaboradores podem registrar e consultar os documentos
- A plataforma possibilitou transparência nos dados de atendimento e precificação
- Os procedimentos e manuais documentados diminuíram o tempo de atendimento e orientação aos usuários
- A disponibilização do catálogo de serviços permitiu clareza sobre a prestação de serviços da superintendência
- Manuais de erros conhecidos e estruturação de serviços evita o retrabalho e redescoberta de soluções para problemas que ja ocorreram na instituição
- A incorporação de arquivos de configuração nos procedimentos ajudam o técnico a realizar o atendimento de forma mais rápida, com passo a passo e arquivo de configuração em mãos, bastando realizar ao acesso ao manual na estação do cliente para a transferência dos arquivos.