====== RELATÓRIO DE DIAGNÓSTICO ====== ====== Gerência de Desenvolvimento – DETIC ====== Superintendência de Gestão de Gastos Públicos Administrativos - SUGESP cliente :IDARON Product Owner:Victor Azevedo Time responsável:Amazonas Ultima atualização:03/02/2020 1.0 ---- **INTRODUÇÃO** \\ O presente diagnóstico situacional tem por objetivo avaliar de um ponto de vista técnico e organizacional a viabilidade da necessidade de desenvolvimento de um sistema proposto pela Superintendência de Gestão de Suprimentos, Logísticas e Gastos Públicos Essenciais - SUGESP que tem como finalidade coordenar, operacionalizar e normatizar as atividades essenciais e operacionais. Sendo este documento de interesse dos clientes e desenvolvedores de software, tendo por finalidade identificar a real necessidade de desenvolvimento de um sistema, e ou, possibilidades de integração com outros sistemas já existentes, diagnosticando assim se o mesmo irá colaborar com os interesses e objetivos da organização. As informações aqui contidas correspondem ao macroprocesso do SUGESP, buscando elencar os principais elementos que irão subsidiar a transformação do processo. \\ **Entrevistas com gestor e técnicos de áreas específicas: **Foram realizadas entrevistas estruturadas e brainstorming de problema com o gestor responsável da Diretoria Executiva da SUGESP e com os técnicos responsáveis pelo NGE, NDI, GAVT. \\ **Análise secundária de documentos: **Foram consultados documentos internos e as leis que regem a Superintendência. Nesse arcabouço estão incluídas leis, decretos, normativos específicos, organograma, dentre outros. \\ **Diagrama de Escopo: **Foi realizado entrevista semi-estruturada colaborativa para o preenchimento da ferramenta, considerando 5 visões do processo de negócio: Fluxo de trabalho, sistemas e infraestrutura, controles, desempenhos e pessoas e organizações. DIAGRAMA DE ESCOPO O Diagrama de Escopo é o artefato que resume o Diagnóstico Situacional, tem como objetivo obter uma visão geral do processo, a partir da identificação dos seus componentes e suas interfaces com o ambiente interno/externo e definição do escopo da análise, a partir do diagrama foi possível identificar pontos problemáticos, necessitando análises de carácter mais avançado posteriormente. {{:start:projetos:projetos_dev:sistema_gerenciamento_gastos_publicos:diagrama_escopo_01.png?400}}{{:start:projetos:projetos_dev:sistema_gerenciamento_gastos_publicos:diagrama_escopo_02.png?400}} Problemas e Oportunidades Neste tópico são abordados os problemas e oportunidades de melhoria detectada no diagnóstico situacional pelo time amazonas. Deste modo o time buscou informações para verificar os problemas levantados pelo cliente, através da extração de dados do sistema frota e do portal de transparência do estado.\\ Conforme informações extraídas do FROTA (tabela abaixo) apresentou-se um total de 15.367 atendimentos, entre deferidos, instruídos e reprovados. Os atendimentos instruídos são os de orientação de correção da solicitação, uma vez enviados não podem ser editados o que gera retrabalho por parte dos usuários. (SOLICITAÇÕES DE DIARIAS E VIAGENS - FROTA) **SOLICITAÇÕES ** **DE DIARIAS E VIAGENS - FROTA** . Conforme dados extraídos com a responsável do setor de pagamentos de gastos essenciais (NGE), esses dados são monitorados via planilhas em excel, e o setor monitora em média mais de 1200 faturas pormês. Seguedemonstrativo: (Segue demonstrativo: Gastos Essenciais/2019) **Gastos Essenciais/2019** **Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019Gastos Essenciais/2019** **Gastos Essenciais/2019** **Gastos Essenciais/2019** **Gastos Essencia** Na apresentação do gráfico 1 - diárias, apresentaram maiores demandas em janeiro e fevereiro, e entre julho e setembro - 2018/2019, o que aumenta o risco de passar despercebidas informações errôneas devido ao grande fluxo de trabalho na Gerência de Abastecimento e Viagens Terrestres. (DIARIAS) Na apresentação do gráfico 2 - em média 45% das viagens estão concentradas nos órgãos vinculados, o que requer maior atenção da SUGESP devido a ser o órgão gestor orçamentário e financeiro das unidades estratégicas de governo. As demais viagens se concentram nas unidades de Saúde, Educação e Meio Ambiente em sua maioria são viagens de atividades finalísticas. (Gráfico 2 - unidades vinculadas e unidades finalísticas) **Problema ** **- Estrutura organizacional desatualizada:** A falta de atualização na estrutura organizacional acarreta na morosidade das atividades desenvolvidas pelos setores. **Soluções:** Aplicação de ferramenta para organização de estrutura organizacional. **- Retrabalho devido a dificuldades com o sistema frota:** Após envio da demanda pelo usuário, ambas as unidades não conseguem editar a solicitação. **Soluções:** Capacitação com quem opera o sistema. **- Falta de planejamento e auditoria nos processos autorizados:** Foi detectado que atualmente a superintendência não faz planejamento e não audita os processos autorizados para diárias e viagens. **Soluções: 1.**Realizar planejamento anual das diárias e viagens. 2. Determinar planejamento com períodos para executar auditoria dos documentos autorizados. **-****Demora ao gerar relatórios de gastos essenciais: **Demora para gerar relatórios dos custos em ocasiões urgentes pelo fato de trabalhar com as planilhas no excel. **Soluções:** Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações. **-Demora para formalização do processo de despesa:** Na triagem dos gastos essenciais são despendidos a força de trabalho de 6 pessoas durante 7 dias, para formalização dos processos de despesas. **Soluções:** Automatizar o núcleo de gastos essenciais de uma maneira que o sistema integre com o prestador de cada serviço. **- **In**serção de dados manualmente no sistema frota:** O usuário insere todas as informações de forma manual, o sistema não tem integração com outras ferramentas. **Soluções:**Integrar os sistemas que serão desenvolvidos. **-**F**alta de padrão no sistema frota:** Não é possível editar o arquivo após enviado para autorização na SUGESP, a responsável só consegue editar solicitação (Fluvial). **Soluções:** Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações. **-Solicitação de viagem duplicada no sistema frota:** O sistema permite realizar nova solicitação com nome do servidor já comprometido para outra viagem na mesma data. **Soluções:** Estruturar um padrão de solicitação no qual detecte o usuário pelo CPF para que não haja duplicidade de servidor e viagem. **-O sistema FROTA não gera notificação de CNH vencida:** Não indica o vencimento da carteirinha dos motoristas e nem da CNH. **Soluções:** Criar uma instância de análise documental dos servidores que solicitarem viagem analisado a carteirinha da SUGESP e CNH digital em cada solicitação realizada. **-Sistema frota sem campo de tombamento:** Sistema não tem campo para tombamentos em caso de viagem por embarcação. **Soluções:**Criar uma instância onde o solicitante irá inserir o tombamento da embarcação que irá utilizar na viagem. **-****Não há visualização do status dos veículos em uso no sistema:** O operador do sistema frota não visualiza se o carro está em uso ou na garagem, se a solicitação foi atendida ou não. **Soluções:** Criar um campo onde o operador do sistema visualizará o status veículo que está em uso e o horário que será desocupado. **-Sistema frota não emite relatório****:** O operador precisa retirar dados do sistema frota, não é possível pois não gera relatório. **Soluções:**Implantação de um Sistema de Informação, onde os dados estarão unificados facilitando a emissão de relatórios e busca por informações. **-O sistema frota não cria estatísticas: **O sistema frota não emite informações de estatísticas como: de viagens, diárias. **Soluções:** Em um novo sistema criar dashboard para visualização dessas estatísticas. **-****Não possui indicadores:** Não há indicadores para mensurarem o desempenho dos processos considerando celeridade e produtividade, dificultando definição de metas já que não existe um referencial. **Soluções:** Criar indicadores para definição de metas factíveis e coerentes com a atividade desempenhada por cada núcleo. **Conclusão** Diante da situação atual, é compreensível e favorável ao desenvolvimento de um único sistema para todo o estado, que automatize os serviços prestados pela SUGESP efetue melhorias como plano de viagem anual, gerenciamento de combustível e manutenção, estruturação de indicadores de desempenho, lançamento de gastos essenciais, auditoria dos gastos e integração com as secretarias referente ao controle, na qual padronize os processos ponta a ponta, para aquisição de serviços prestados pela SUGESPE.