===== Manual SIF para Chefes Imediato ===== ---- ~~NOTOC~~ ^ Data de criação ^ Autor ^ Última revisão ^ Validade | | 26/02/2020 | Bruna Brilhante | - | Até a alteração dos procedimentos | ^ Observações ^^^^ | - |||| ====== Para que serve? ====== ---- O Sistema Integrado de Frequência (SIF) serve para gerenciar o registro de frequência, tanto digital quanto biométrico. **OBSERVAÇÃO** : Caso aconteça algum problema em relação ao servidor dentro do sistema, consulte o RH para verificar se o mesmo está devidamente cadastrado no E-Estado. ---- ====== 01 - Administrar Frequência ====== ---- **Passo 01** - Em sua página inicial clique em **Frequência** e depois em **Administrar Frequência**: {{ :start:manuais_forms:imagem_01_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 01}} **Passo 02** - É necessário que você selecione o tipo de busca ( se irá procurar seu servidor pelo CPF, PIS ou Matrícula) , inserir o número correspondente ao colaborador e especificar uma data que esse colaborador tenha frequência ( ponto registrado). Após preencher as informações, clique em **Buscar**: {{ :start:manuais_forms:imagem_02_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 02}} **Passo 03** - Após buscar você conseguirá visualizar a frequência do colaborador naquela data específica. Caso seja necessário você poderá realizar algumas ações, são elas: adicionar registro, desativar/ativar registro e editar o registro. **Adicionar Registro** **Passo 03.1.1** – Normalmente a adição de registro está ligada a falta de bater o ponto na entrar ou saída, mas pode ocorrer em outras ocasiões. Para adicionar um registro, após buscar o servidor, cliquem em **Adicionar Registro**: {{ :start:manuais_forms:imagem_03_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 03}} **Passo 03.1.2** - Após clicar em **Adicionar Registro** será aberta uma nova tela para realizar o registro. Selecione o **horário** e coloque uma **observação** sobre esse registro e clique em **salvar**: {{ :start:manuais_forms:imagem_04_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 04}} **Nota: É obrigatório que seja inserida uma observação, o registro não é feito sem a mesma.** **Passo 03.1.3** - O registro feito aparecerá na tela, na parte inferior: {{ :start:manuais_forms:imagem_05_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 05}} **Desativar/Ativar registro** **Passo 03.2.1** - Caso tenha algum registro que você deseje remover da frequência do seu colaborador é preciso que desative o registro. Para desativar um registro, clique no ícone **“X”** daquele que deseja realizar essa alteração: {{ :start:manuais_forms:imagem_06_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 06}} Após esse procedimento ele aparecerá como desativado no **status**: {{ :start:manuais_forms:imagem_07_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 07}} **Passo 03.2.2** - Para reativar o status do registro, é necessário clicar no ícone **verde** : {{ :start:manuais_forms:imagem_08_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 08}} Após o esse procedimento o status do registro voltará a ficar como **“Ativado”**: {{ :start:manuais_forms:imagem_09_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 09}} **Editar Registro** **Passo 03.3.1** - Para editar o registro, clique no ícone **azul** ao lado do registro que deseja editar: {{ :start:manuais_forms:imagem_10_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 10}} **Passo 03.3.2** - Aparecerá uma nova janela onde será necessário definir a hora correta do registro e inserida a observação do por que aquele registro foi alterado, após isso, clique em **salvar**: {{ :start:manuais_forms:imagem_11_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 11}} **Nota: É obrigatório que seja inserida uma observação, o registro não é feito sem a mesma.** ---- ====== 02 - Homologar Frequência ====== ---- **Passo 01** - Em sua página inicial clique em **Frequência** e depois em **Homologar Frequência**: {{ :start:manuais_forms:imagem_12_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 12}} **Passo 02** - Selecione o **Ano**, **Mês** e **Departamento** (aparecerá apenas aquele que você é chefe imediato). Você pode apenas buscar, aparecendo assim todos os servidores da sua unidade ou você pode colocar o nome do servidor específico que você deseja homologar a frequência. Após isso, clique em **buscar**: {{ :start:manuais_forms:imagem_13_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 13}} **Passo 03** - Ao selecionar o servidor o qual quer homologar a frequência, clique no ícone **azul** a direita do nome do mesmo: {{ :start:manuais_forms:imagem_14_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 14}} **Passo 03** - Uma nova página será aberta. Nessa você terá acesso à um cabeçalho com todas as informações referentes ao servidor e abaixo estará todos os registros do mesmo. É necessário verificar se todas os registros estão condizentes. No final da página haverá alguns campos para preenchimento : {{ :start:manuais_forms:imagem_15_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 15}} **Passo 04** - Nesse ponto você pode verificar que haverá ou não horas acumuladas pelo seu servidor. Você pode homologar horas para o mesmo, caso seja do interesse da administração pública, colocando a quantidade de horas e minutos que deseja homologar nos campos referidos. **NOTA: O número máximo de horas que poderá ser homologadas é de 30 horas mensais, conforme decreto 21.971/2017. O chefe deverá verificar quantas horas entre 0 e 30 homologará, as horas que excedem esse limite serão descartadas.** {{ :start:manuais_forms:imagem_16_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 16}} **Passo 05** - Caso seja necessário colocar alguma observação, insira a mesma. Após isso você deve assinalar o termo de responsabilidade e por último **Confirmar Frequência**: {{ :start:manuais_forms:imagem_17_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 17}} **Nota: O botão **Confirmar Frequência** só ficará disponível após assinalado o termo de responsabilidade.** **Passo 06** - Ao voltar para a lista de colaboradores você irá verificar que terão mais ícones ao lado direito do nome daquele que já teve sua frequência homologada. Caso a frequência precise ser, por exemplo, impressa, é necessário que seja clicado no ícone **“Visualizar Frequência Individual”**: {{ :start:manuais_forms:imagem_20_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 20}} Após isso irá aparecer o documento individualizado da frequência do servidor, ao final do documento sempre aparecerá quem foi que homologou aquela frequência. Após a homologação da frequência, caso tenham reparado alguma anormalidade é possível auditar a frequência. ---- ====== 03 - Auditar Frequência ====== ---- **Passo 01** - Para auditar é necessário que, após a homologação, você volte para a lista de servidores e selecione o ícone **auditar frequência** {{ :start:manuais_forms:imagem_18_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 18}} **Passo 02** - Irá ser aberta uma nova página onde será possível verificar onde o colaborador bateu o ponto ( através do IP), entre outros. Você deve fazer as verificações e dar seguimento a possíveis procedimentos relacionados a problemas no ponto do colaborador. {{ :start:manuais_forms:imagem_19_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 19}} —- ====== 04 - Remover Homologação ====== ---- **Passo 01** - Para remover a homologação, quando estiver na tela de lista de clique no ícone **Remover homologação individual**: {{ :start:manuais_forms:imagem_21_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 21}} **Passo 02** - Será necessária a confirmação da remoção. Para isso clique em **”Remover Homologação Individual”** {{ :start:manuais_forms:imagem_22_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 22}} ---- ====== 05 - Banco de Horas ====== ---- **Banco de Horas** **Passo 01** - Para verificar o extrato do banco de horas do servidor, clique em **banco de horas** e depois novamente em **banco de horas**: {{ :start:manuais_forms:imagem_23_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 23}} **Passo 02** - Selecione o setor pelo qual você é responsável e o nome do colaborador. Clique em **buscar**, após isso irá aparecer o saldo do servidor selecionado: {{ :start:manuais_forms:imagem_24_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 24}} **Solicitação de Compensações** **Passo 01** - Para consultar quais foras as solicitações de folga através do banco de horas clique em **Banco de Horas** e depois em **Solicitações de Compensações**: {{ :start:manuais_forms:imagem_34_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 34}} **Passo 02** - Ao abrir a nova página você deverá especificar os campos de **ano**,**mês** e **Departamento**. Caso você queira ver todas as solicitações do seu departamento, não é necessário colocar o nome do colaborador. Após selecionar as opções clique em **buscar**: {{ :start:manuais_forms:imagem_35_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 35}} **Passo 03** - Após buscar será possível **deferir** (aprovar) ou **indeferir** (recusar) a solicitação de compensação. {{ :start:manuais_forms:imagem_36_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 36}} **Passo 03** - Caso vá **deferir**, clique em deferir e depois confirme a sua ação: {{ :start:manuais_forms:imagem_37_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 37}} {{ :start:manuais_forms:imagem_38_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 38}} **Passo 04** - Caso vá **indeferir** o pedido clique em **indeferir** {{ :start:manuais_forms:imagem_39_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 39}} **Passo 05** - Na nova página aberta será necessário justificar a sua ação. Após escrever a **justificativa** clique em **indeferir**: {{ :start:manuais_forms:imagem_40_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 40}} ---- ====== 06 - Frequência não homologadas ====== ---- **Passo 01** - Para consultar quais frequências ainda não foram homologadas clique em **Consultas** e depois em **Frequências não Homologadas**: {{ :start:manuais_forms:imagem_25_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 25}} **Passo 02** - Selecione o **Ano**, o **mês** e a **unidade orçamentária** ( secretaria) a qual você quer verificar os servidores que estão sem a frequência homologada. Após a seleção clique em **buscar**: {{ :start:manuais_forms:imagem_26_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 26}} **Passo 03** - Após isso será possível verificar a lista de todos os servidores que ainda não tiveram suas frequências homologadas: {{ :start:manuais_forms:imagem_27_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 27}} ---- ====== 07 - Colaboradores com Falta ====== ---- **Passo 01** - Para verificar os colaboradores que possuem faltas em um determinado mês clique primeiro em **Consultas** e depois em **Colaboradores com Falta**: {{ :start:manuais_forms:imagem_28_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 28}} **Passo 02** - Selecione o **ano**, o **mês** e a **unidade orçamentária** (Secretaria) e clique em buscar: {{ :start:manuais_forms:imagem_29_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 29}} **Passo 03** - Dessa forma apareceram todos os servidores que possuem faltas no mês referido: {{ :start:manuais_forms:imagem_30_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 30}} ---- ====== 08 - Frequência Reincscindidas ====== ---- **Passo 01** - É realizado quando é necessário ter acesso a folha de frequência de algum servidor já exonerado. Para isso clique em **Consultas** e depois em **Frequências Reincididas** : {{ :start:manuais_forms:imagem_31_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 31}} **Passo 02** - É necessário selecionar a matrícula do ex-colaborador, o ano e o mês que deseja visualizar. Após isso clique em **Emitir**: {{ :start:manuais_forms:imagem_32_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 32}} **Passo 03** - Após emitir você terá acesso a uma página que conterá as informações do colaborador e a frequência requerida: {{ :start:manuais_forms:imagem_31_-_manual_sif.png?direct&700 |Imagem 33}} ---- ====== 09 - FAQ ====== ---- 1. Caso um servidor específico não esteja aparecendo na listagem de servidores para homologação o que pode ter ocorrido? Existem dois motivos : o primeiro é ligado ao fato do servidor estar Inativo no E-ESTADO e o segundo deve-se ao fato do servidor estar sem local de trabalho no E-ESTADO. 2. Qual o motivo dos registros de frequência não constarem na folha do servidor? Existem três possibilidades: Pode estar ligado ao fato do servidor estar com PIS/PASEP errado ou no E-estado ou no Henry (Ponto eletrônico), ao fato do servidor não estar batendo ponto ou ao fato do local de trabalho do servidor não esta vinculado ao ip do ponto eletrônico. 3. O que pode estar acontecendo se o chefe imediato não está conseguindo homologar a frequência do servidor? Significa que o local de trabalho do chefe imediato ser diferente do local de trabalho no servidor. \\