Apresentação

A Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação – SETIC, surge como maior provedor de demandas de infraestrutura e desenvolvimento tecnológico do Estado de Rondônia, com vistas a realizar uma gestão eficiente dosrecursos da área de Tecnologia da Informação e comunicação (TIC).

No contexto da estrutura administrativa, perfunctoriamente apresentada acima, surge o Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI 2021-2022, cuja abordagem centra-se em temas de nível estratégico que se desdobram nos níveis tático e operacional. O PDTI 2021/2022 tem como objetivo central nortear a gestão dos serviços e ativos de TIC no âmbito da Administração Estadual, bem como estabelecer o foco e organizar ações de TIC, no que tange a investimentos em tecnologia, gerenciamento de riscos, projetos e planos de ação, alinhando-os aos objetivos estratégicos da Organização.

O PDTI é, portanto, um instrumento de diagnóstico, planejamento estratégico e de gestão dos recursos e processos de TIC, que visa atender às necessidades organizacionais tecnológicas e de informação de todos os Órgãos pertencentes à Administração Pública Estadual, cujos objetivos estratégicos tenham algum nível de correlação ou dependência em relação às competências da SETIC. Sua elaboração se deu, portanto, a partir da necessidade de responder às demandas inerentes ao modelo de gestão e inovação contemplado nas peças de Planejamento Organizacional do Estado de Rondônia.

Deste alinhamento, surge a formatação dos objetivos, projetos e atividades que serão executados na vigência deste PDTI. As iniciativas (ações) apresentadas durante as reuniões de planejamento foram desdobradas em projetos a serem executados no âmbito da SETIC e pelos envolvidos no processo. O propósito deste documento de planejamento e governança é ir além de cumprir normativos ou recomendações dos órgãos reguladores e/ou de controle, seja interno ou externo. Seu propósito é proporcionar um instrumento real de direcionamento, alinhamento, comunicação, fiscalização e controle das atividades a serem executadas durante este ciclo de planejamento de modo a munir os gestores de informações que subsidiem o processo decisório garantindo-lhes ganhos efetivos de qualidade e tempo na decisão.

Abrangência e Validade

O ciclo temporal deste PDTI é o biênio 2021/2022. Contudo, de modo a garantir o alinhamento deste com os objetivos e metas organizacionais, bem como com o ciclo de revisão semestral do orçamento, este documento será revisado semestralmente, devendo ser analisado e aprovado pela alta gestão da SETIC.

O monitoramento das ações que integram o PDTI é fator fundamental para o seu sucesso, uma vez que não se pode estabelecer o sucesso de um plano, seja ele qual for, sem conhecer os seus resultados finalísticos, bem como os vetores de sucesso que contribuem para estes. Tem-se, por definição, e aqui adotaremos tal preceito, que instrumentos de planejamento que não são continuamente monitorados tendem a se tornar desatualizados e obsoletos e, como consequência, serem descontinuados.

Documentos de Referência

O referencial teórico que suporta este PDTI leva em conta uma vasta documentação que contempla, de forma transversal, uma gama de conhecimentos que vão desde aspectos legais da administração pública à normativos de boas práticas no âmbito da gestão da tecnologia e informação. Ante à esta gama de conteúdo, dos mais variados campos do conhecimento, este PDTI foi formulado de modo a integrar as partes correlatas ao tema de TIC a fim de garantir que as ações aqui propostas tenham relevância na criação de valor no todo da Administração Estadual através das ações e medidas de TIC.

De modo a evidenciar o campo teórico utilizado para a elaboração deste PDTI, apresentamos o Quadro I, a seguir:

QUADRO I – REFERENCIAL TEÓRICO UTILIZADO

Metodologia Aplicada

O PDTI/SETIC/RO 2021-2022 foi elaborado utilizando como referência principal o Guia de Elaboração de PDTI, versão 2.0 da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, adaptado à realidade da Administração Estadual e seus Órgãos vinculados. Não obstante, levou-se em conta o referencial teórico de melhores práticas descritas nos modelos, metodologias e manuais, tais como: COBIT 5, ITIL v3, BSC (Balanced Scorecard) e PMBOK, todos estes com foco na abordagem da Administração Pública. Adicionalmente, foram utilizadas as recomendações apresentadas no documento elaborado pela Gartner©, denominado “I&T Strategic Planning Review Service”, na qual a consultoria se utiliza de metodologia própria para propor as melhorias pertinentes segundo sua avaliação e expertise.

A abordagem metodológica utilizada para a elaboração do PDTI/SETIC/RO contemplou os passos que culminaram nas etapas de elaboração, anteriormente explicitadas. Isto, cumulado com o referencial teórico principal, bem como aqueles que deram complementaridade ao conteúdo deste, permitiram a obtenção de um documento robusto, capaz de, ao mesmo tempo contemplar aspectos internos da SETIC, ao passo em que garantiu o alinhamento dos temas de TIC aos aspectos organizacionais de Estado relativos aos demais Órgãos da Administração Estadual que, em último caso, deve atender à Sociedade, por meio dos resultados finalísticos previsto nas ações de Governo expressas nos documentos de Planejamento da Administração Estadual.

Etapas de Elaboração

A elaboração do PDTI 2021/2022 considerou a realização de 3 fases antecedente à confecção do documento final, conforme descrito na figura 1, abaixo. Objetivando subsidiar o processo de elaboração de informações pertinentes à TIC do Estado de modo a garantir a pertinência do Plano em âmbito organizacional.

Deste modo, foram realizadas reuniões de diagnóstico, em formato de oficina, com a participação de todos os Servidores da SETIC. Estas oficinas tiveram por base a prática de brainstorm e foram realizadas com grupos de, no máximo, 15 participantes, repetindo-se as dinâmicas com outros grupos de numeração igual ou inferior, até que todos os servidores participassem desta fase. Nesta fase foi possível ouvir as dores e contribuições a respeito do planejamento em construção e todos os apontamentos compilados culminaram na identificação de fatores críticos de sucesso acerca do tema “Tecnologia da Informação e Comunicação” da Administração Estadual.

A partir deste diagnóstico inicial, as lideranças procederam a priorização dos apontamentos e projetos vinculados que surgiram como respostas a estes. Na prática, nessa fase foram definidos os projetos prioritários de acordo com o melhor entendimento dos gestores da SETIC.

A partir da priorização passou-se à formulação do cronograma de desembolso orçamentário no qual foram estabelecidos os orçamentos de cada projeto prioritário, incluindo-os na programação de Lei Orçamentária anual.

Este Plano é, portanto, resultado das análises e estimativas realizadas, bem como da organização das demandas, levantamento de capacidades e análises complementares vinculadas, principalmente quanto aos demais documentos relativos ao Planejamento Organizacional do Estado de Rondônia, conforme anteriormente expresso. Neste sentido, tem-se a representação gráfica deste processo na figura abaixo:

Análise SWOT

A matriz SWOT é uma das ferramentas de planejamento estratégico mais conhecida e de aplicação simples, onde analisamos as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, nos ambientes interno e externo a ser trabalhado.

Essa técnica de planejamento foi utilizada na fase de levantamento das necessidades para auxiliar no diagnóstico do cenário, realizada através de reuniões conforme descrita no item 4.1.

Os funcionários foram ouvidos em sua totalidade, expondo suas opiniões, ideias e levantando questionamento e suposições de novos cenários possíveis. Dessa forma ajudando a criar este documento de planejamento.

Como resultado da aplicação desta ferramenta, após analisada e priorizada é o plano de ação, demonstrado no Anexo I.

Acompanhamento, Revisão e Redirecionamento

Durante a fase de diagnóstico as principais demandas identificadas foram de melhoria dos processos, equipamentos e valorização de pessoal. Já na fase de elaboração do planejamento, foram estabelecidas as prioridades estratégicas, com base na relevância e nível de exequibilidade segundo entendimento da alta gestão. A partir deste filtro, foi definida a lista de projetos prioritários da SETIC com vistas a impactar mormente os resultados do Planejamento Geral atinente à Administração Estadual.

As ações de acompanhamento do PDTI serão suportadas pela Diretoria Executiva da SETIC, que disponibilizará um painel de acompanhamento (Dashboard do PDTI/SETIC 2021-2022) para visualização do nível de execução dos projetos prioritários. Concomitante a esta ação, serão realizadas reuniões mensais para deliberar sobre os resultados intermediários de cumprimento dos objetivos e metas do Plano de Ação do PDTI/SETIC 2021-2022. A partir da avaliação destes resultados, serão propostas, sempre que for necessário, correções de rumo na execução da estratégia e projetos, seja para redimensionar as metas vinculadas, ou mesmo para excluir, substituir ou criar novas metas e/ou métricas para maximização dos resultados projetados. Tais açõessempre serão precedidas de deliberação da alta gestão, a fim de manter o alinhamento deste PDTI/SETIC 2021-2022 com as premissas estratégicas da Administração Estadual.

Alinhamento com a Estratégia da Organização

Para a elaboração deste plano foram levadas em consideração as peças de planejamento do Governo do Estado de Rondônia, de modo a assegurar o alinhamento da estratégia de TI com a Estratégia de Governo que é a norteadora de todas as ações no âmbito do Poder Estadual. Buscouse ainda, construir este planejamento sob o novo paradigma na gestão pública do Estado, na qual a estrutura, responsabilidades e alcance da Unidade responsável pela gestão de TIC no Estado passam por reformulação.

Atinente ao tema deste tópico, este documento visa promover o alinhamento entre as ações, serviços e produtos elaborados no âmbito da SETIC com o pensamento estratégico organizacional da Administração Estadual. Para tanto, conforme expresso no tópico 4.1 (etapas de elaboração) foram realizadas oficinas de diagnóstico e formulação da estratégia, nas quais foram envolvidos todos os colaboradores de modo a captar ideias, percepções e experiências, no intuito de elaborar produtos e serviços organizados em projetos de alto valor agregado e vínculo estratégico.

A confecção do PDTI está alinhada aos planejamentos estratégicos relativos à Administração Estadual, bem como à base de conhecimento desenvolvida para este fim de organização e disponibilização de conhecimento de TI, a saber:

TI Colaborativo - Documento formador das primeiras diretrizes de governança de TI. O TI Colaborativo previa o projeto de “Gestão do Conhecimento e Comunicação”, através da criação de um repositório de conhecimento compartilhado e colaborativo estruturado como um site Wiki. Outro projeto previsto no TI Colaborativo, é a elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), sendo este último, atendido através deste documento PDTI.

---

O Governo do Estado de Rondônia adota uma abordagem dual de planejamento proposto por DEREK1 (Duplo Planejamento, 1990) com duas agendas de estratégias para o desenvolvimento, uma é o PDES (Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável de Rondônia) que traça diretrizes de longuíssimo prazo (o olhar de hoje para o amanhã), e a outra agenda representada pelo Plano Estratégico Rondônia de Oportunidades que define as estratégias de longo prazo (o olhar de hoje para hoje). Ressalta-se que, apesar haver uma compreensão comum acerca do critério de prazo no âmbito do “Duplo Planejamento”, tem-se que o horizonte de curto prazo compreende medidas e planos que contemplam períodos inferiores ou igual a 12 meses, ainda que sejam elencados projetos e ações que ultrapassem este período, é fato que não se pode falar de curto prazo em planos acima de 12 meses, menos ainda, em planos plurianuais. Corroborando com isto, tem-se a descrição dos horizontes de planejamento apresentado pela Gartner, Inc., em seu documento denominado “I&T Strategic Planning Review Service”, no qual, entre outras coisas, demonstra o “estado da arte” de seu modelo de consultoria. Apresentado este preâmbulo, seguimos elencando os conteúdos utilizados.

---

O Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável – PDES 2015/2030 - Traça as diretrizes para um horizonte temporal de 15 anos, contemplando, portanto, 3 Planos Plurianuais (PPA), mais 3 anos (quase 1 PPA completo). O PDES visa “reduzir as desigualdades entre as regiões de planejamento do estado e direcionar o potencial da diversidade existente para o desenvolvimento regional sustentável”. (BRAGA, George 2015).

A elaboração do PDES se deu em sincronia com a Política Nacional de Desenvolvimento Regional – PNDR. Nas implementações estratégicas, a TI se coloca como peça chave no alcance de Metas, com a disponibilização dos serviços online de modo a desburocratizar setores da educação, segurança, saúde e meio ambiente, entre outros, de baixa complexidade, bem como fomentar uma competição sustentável com ações de inovação, ciência e tecnologia.

Planejamento Estratégico Rondônia 2019 – 2023.

Por fim, procedemos o processo de alinhamento com o Planejamento Estratégico vinculado à gestão política de 2019 a 2023, na qual foram expressas as diretrizes de Governo da Gestão Governador Coronel Marcos Rocha. O Planejamento, denominado “Um Novo Norte, Novos Caminhos”, fundamenta-se em 5 eixos básicos, a saber: 1) Desenvolvimento Regional Sustentável; 2) Adaptabilidade Ante às Incertezas e Tendências; 3) Efetividade na Execução do Plano; 4) Alinhamento Estratégico com os demais Planejamentos dispostos nos diferentes níveis e escopos da Administração Estadual, em especial o PPA (2020-2023) e o Plano de Desenvolvimento Estadual Sustentável de Rondônia (PDES) e; 5) Sociedade como Beneficiário Final dos resultados almejados.

O Planejamento Estratégico Rondônia 2019 – 2023 está apresentado em 7 (sete) eixos temáticos, a saber: 1) gestão e estratégia, 2) saúde, 3) segurança, 4) educação, 5) cidadania, 6) desenvolvimento econômico e 7) meio ambiente e desenvolvimento territorial. Para cada eixo temático foram definidas as batalhas a serem enfrentadas prioritariamente (conforme preconizado no método Must Win Battles, adotado para a elaboração do P.E.); os resultados-chave almejados (conceito de OKR), bem como as iniciativas que se desdobram em ações tangíveis dentro do rol de temas estratégicos.

Por fim, tem-se que o Planejamento Estratégico Rondônia 2019 – 2023 foi estruturado em cinco partes e anexos, a saber: 1) Carta do Governador; 2) Introdução, com apresentação dos fundamentos e das metodologias utilizadas para a definição da estratégia; 3) Eixos de Resultados, com a exposição dos eixos temáticos definidos; 4) Institucionalização do Plano Estratégico, com os ritos, atores e instrumentos para a manutenção e execução da agenda prioritária do Estado e;5) Carta Para o Futuro.

Alinhamento com a Estratégia de TIC

Ante todo o arcabouço estratégico analisado resta evidente que a TI, por meio da estrutura administrativa da SETIC, deve promover o atendimento das exigências por agilidade, flexibilidade, efetividade e inovação de todos os níveis da Administração Estadual. Nesse contexto, na busca por uma Administração Pública que prima pela gestão de excelência e que lida com um cenário cada vez mais complexo e de mudanças rápidas, onde os recursos são limitados e a cobrança por resultados e níveis de qualidade na prestação de serviços aos cidadãos (resultados finalísticos) é cada vez maior, torna-se essencial a realização de um bom planejamento de TI que viabilize e potencialize a melhoria contínua da performance organizacional. Ante o cenário exposto e afim de prover estratégias que gerem valor nos horizontes estratégicos de curto, médio e longo prazo, bem como para atuar em prol dos objetivos vinculados às batalhas definidas no Planejamento Estratégico de Governo, este PDTI foi elaborado sob a égide do Alinhamento Estratégico, na forma expressa por Kaplan e Norton, na obra “Alinhamento”, de 2006.

Como resultado, espera-se atingir a proposta de valor da SETIC que, baseada nas premissas estratégicas aqui elencadas, desdobra-se, em última instância, na excelência dos serviços ao seu beneficiário final, ou seja, para a Sociedade, conforme previsto também na descrição dos Eixos Temáticos do Planejamento Estratégico Rondônia 2019 – 2023. Neste mesmo sentido, tem-se que esta abordagem também contempla os “Atributos da Estratégia de TIC” propostos pela Gartner, em seu documento “I&T Strategic Planning Review Service”.

Premissas Esreatégicas

Todas as ações de um Planejamento Estratégico devem ter como base as premissas estratégicas da Organização ou Setor ao qual o instrumento estratégico está vinculado. Neste sentido, é imperativo que o PDTI, como instrumento central da comunicação da estratégia da SETIC para a Administração Estadual, apresente as premissas estratégicas na qual estão apoiadas suas ações e medidas projetadas para o biênio 2021-2022. A seguir, a declaração da Missão, Visão e Valores nos quais a SETIC se apoia para, conforme também preconiza o documento “I&T Strategic Planning Review Service” - Gartner©, gerar valor aos clientes internos e à própria Sociedade (razão de existir do Estado) mantendo-se atinente aos atributos da estratégia de TIC.

Figura 04 – Premissas Estratégicas de TI – Valores Institucionais - SETIC
Fonte: Elaboração Própria.

Objetivos & Mapa Estratégico e Desdobramento da Estratégica

Neste tópico serão elencadas as estratégias de TIC, bem como os desdobramentos destas em projetos e ações tangíveis e de impacto nos demais níveis estratégicos da Administração Estadual, em conformidade com as recomendações constantes no documento “I&T Strategic Planning Review Service” - Gartner©, bem como com os critérios de definição das batalhas estratégicas do documento “Planejamento Estratégico Rondônia 2019 – 2023”. A seguir, a apresentação dos objetivos estratégicos de TIC que nortearão as ações da SETIC no biênio 2021-2022.

Objetivos Estratégicos

Os objetivos estratégicos foram elaborados e organizados segundo o modelo Balanced Scorecard. O modelo foi adaptado modificando-se a perspectiva originalmente delimitada como “Financeira” para “Recursos”. Esta modificação explica-se pela posição administrativa em que está inserida a SETIC. Dado que esta superintendência não é ordenadora de despesas, não cabe propor estratégias de cunho orçamentário, sendo mais bem aproveitada a perspectiva de “Recursos”, uma vez que sob o “guarda-chuva” da SETIC está a competência para avaliar e deliberar sobre “a aquisição ou contratação de bens e serviços relacionados à tecnologia da informação e comunicação no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta”, conforme previsto na Lei Complementar 1.062 de 2020. A seguir, a apresentação do quadro resumo dos objetivos estratégicos do PDTI/SETIC:

Os “insumos” utilizados para a elaboração dos objetivos elencados neste PDTI, foram obtidos nas Oficinas de Planejamento, conforme descrito no tópico “Etapas de Elaboração”. Os apontamentos obtidos foram analisados, priorizados e organizados de modo a terem conexão lógica com as 4 (quatro) perspectivas deste PDTI (ver figura 06).

No âmbito da Perspectiva dos Processos Internos foram elencados 4 (quatro) objetivos, a saber:

---

---

,

---

---

---

No âmbito da Perspectiva dos Recursos foi elencado 1 (um) objetivo, a saber:

---

---

No âmbito da Perspectiva dos Clientes foram elencados 3 (três) objetivos, a saber:

---

---

---

---

No âmbito da Perspectiva do Aprendizado e Crescimento foram elencados 3 (três) objetivos, a saber:

---

---

---

---

Mapa Estratégico

O Mapa Estratégico surge a partir da obra de Kaplan e Norton, em 2004, intitulada “Mapas Estratégicos - Convertendo Ativos Intangíveis Em Resultados Tangíveis”. Trata-se de um recurso gráfico que permite ao gestor ter uma percepção completa do cenário geral de planejamento. Esta visão permite ao gestor identificar quais os principais vetores de desempenho para a consecução dos objetivos estratégicos, uma vez que tanto as premissas estratégicas quanto os objetivos estratégicos estão dispostos na mesma imagem. Neste sentido, tem-se que o Mapa Estratégico do PDTI/SETIC evidencia a sinergia entre os objetivos estratégicos de TIC e como estes contribuem para a geração de valor nos demais níveis estratégicos da Administração Estadual.

Desdobramento Estratégico

Todo planejamento estratégico deve traduzir-se em ações: a) com tempo e esforço (financeiro e de pessoal) claramente delimitados; b) resultados mensuráveis e alinhados com a estratégia e; c) responsabilidades delegadas. Na prática, o desdobramento da estratégia é a resposta aos apontamentos identificados na fase de diagnóstico que, para fins de resultados, foram traduzidos neste PDTI/SETIC em projetos vinculados aos Objetivos Estratégicos, distribuídos nas perspectivas aqui modeladas.

Para a consecução da lista de projetos vinculados a este PDTI/SETIC foram utilizadas diversas ferramentas e metodologias para obtenção das informações pertinentes ao diagnóstico do cenário atual e formulação da estratégia, conforme indicado nos tópicos de Metodologia e Referencial Teórico anteriormente apresentados.

A lista de Projetos detalhada está disponível no Anexo I deste PDTI/SETIC e sua organização leva em conta o impacto do projeto na consecução da estratégia institucional, bem como a pertinência para o alinhamento das ações da SETIC com a estratégia geral da Administração Estadual.

Lista Resumida de Projetos e Indicadores vinculados

Como resultado do desdobramento da estratégia, devem surgir os projetos que, em última instância, respondem aos desafios identificados de modo a comunicar quais as batalhas que deverão ser enfrentadas (e vencidas) a fim de se obter sucesso pleno da Organização. Deste modo, apresentamos, a seguir, o resumo executivo dos projetos formulados a partir dos levantamentos e informações apresentados até aqui.

Ressalta-se que a listagem aqui apresentada é um RESUMO e, portanto, não representa o documento detalhado de uso interno da SETIC e demais stakeholders.

Plano de Investimentos

O Plano de Investimentos visa dar previsibilidade orçamentária para as ações previstas no rol de projetos prioritários do PDTI/SETIC. Neste plano estão relacionados os investimentos necessários em equipamentos e serviços para o alcance das Metas e Ações estabelecidas. É importante ressaltar que os valores demonstrados são estimados e serão reavaliados a cada revisão do PDTI.

Plano de Capacitação

No âmbito da Superintendência Estadual de Tecnologia da Informação e Comunicação - SETIC estão previstas ações de capacitação dos Servidores, de modo a valorizar os mesmos por meio de treinamentos que desenvolvam ou fortaleçam suas competências. Busca-se com isto, garantir o melhor desempenho das atividades profissionais, bem como otimizar e melhorar as atividades desenvolvidas dentro de cada eixo estratégico contido neste PDTI/SETIC. Com base nas necessidades identificadas, bem como nos temas prioritários e de interesse da SETIC para o biênio de 2021/2022, foram selecionados os seguintes temas de interesse abaixo:

Plano de Gestão de Riscos

O risco está associado a eventos possíveis de ocorrência na execução dos projetos constantes do Plano de Ação, sendo estes eventos incertos, que, se ocorrer, poderá ter efeito positivo ou negativo sobre o escopo definidos para os projetos, afetando o tempo, custo ou a qualidade do evento.

Dessa forma, o primeiro passo foi definir um plano contendo critérios de identificação dos riscos olhando para as áreas mencionadas acima. Depois de identificar os riscos, foi elencada sua probabilidade, impacto, estratégia e a resposta ao mesmo.O primeiro passo é definir um plano contendo os critérios de aceitação de riscos. Depois identificar os riscos e elaborar um plano de contingência para tratamento dos riscos de acordo com os critérios de aceitação pré-estabelecidos.

ANEXO I